Guía para Auditoria de Producción Más Limpia – Perú – Parte 02

4. Paso 1: Planeamiento
4.1 Definir responsabilidades
4.1.1 Designación del Responsable de la Auditoria
La Alta Dirección debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo del proyecto de Producción Más Limpia. Para tal efecto, debe nombrar un responsable de la Auditoria de Producción Más Limpia y debe otorgarle plena autoridad para su gestión.

La Auditoria de Producción Más Limpia puede ser parte de un Programa de Auditoria establecido por la empresa para evaluar su desempeño ambiental, lo cual es frecuente en empresas que tienen implementado un Sistema de Gestión Ambiental o al inicio de un proyecto de Producción Más Limpia en empresas que empiecen a preocuparse por el tema ambiental o están interesadas en la optimización del uso de recursos.

Lo ideal, es que el responsable de la Auditoria de Producción Más Limpia tenga conocimientos generales de los principios de la auditoria, de la competencia de los auditores y de la aplicación de técnicas de auditoria. Un documento básico de referencia es la norma ISO 19011: “Directrices para la Auditoria de los Sistemas de Gestión de la Calidad y/o Ambiental”.

En cualquiera de los casos, la persona designada por la empresa debe:

a) Designar al equipo auditor;
b) Establecer los objetivos y el alcance de la Auditoria;
c) Establecer las responsabilidades y asegurarse de que se proporcionan recursos para la Auditoria;
d) Asegurarse que el personal involucrado en la Auditoria esté informado;
e) Asegurarse de que se proporcionen los registros pertinentes para la Auditoria,
f) Realizar el seguimiento de los resultados de la Auditoria;
g) Tener habilidades para la gestión, conocimientos técnicos y conocimientos en Producción Más Limpia del negocio pertinente para las actividades que van a auditarse

4.1.2 Selección del equipo auditor y del auditor líder
Se debe asegurar que las personas que ejecutan la Auditoria de Producción Más Limpia tengan el conocimiento y el entrenamiento adecuado para llevar a cabo sus tareas. En la Sección 7, se presentan con mayor detalle los requisitos de formación, experiencia y habilidades personales que deben poseer los auditores.

Los auditores en Producción Más Limpia deben ser independientes al área donde se llevará a cabo la auditoria. Normalmente, no se espera que una persona cumpla con todos los requisitos. Esa es la razón por la que normalmente se establece un equipo de auditoria cuyos miembros en conjunto cumplan todos estos requisitos.

Un adecuado equipo auditor de Producción Más Limpia debe consistir en uno o más expertos en Producción Más Limpia, y un equipo de auditores de la empresa con conocimiento en Producción Más Limpia, tales como el Representante Ambiental y el Jefe de Operaciones. En empresas que recién se inicien en temas ambientales, el equipo de la empresa puede estar representado por el Jefe de Operaciones, el Jefe de Mantenimiento, el Jefe de Seguridad Industrial, o cualquier personal con los conocimientos técnicos necesarios.

Dado que el principal punto de una auditoria es aprender juntos e iniciar el cambio, el rol del auditor debe ser estimulante y activo, no un simple generador de informes.

El auditor de Producción Más Limpia puede jugar un rol importante para identificar la generación de residuos innecesarios, cuestionar prácticas existentes y estimular nuevas y mejores soluciones.

Se debe designar un líder del equipo auditor. Cuando hay un solo auditor, éste debería desempeñar todas las tareas aplicables al líder del equipo auditor.

4.1.3 Coordinaciones previas
El auditor líder es el responsable de establecer contacto con el auditado y coordinar los aspectos organizacionales con el responsable de la Auditoria de Producción Más Limpia de la empresa con el fin de:
a. Establecer los canales de comunicación con el representante del auditado;
b. Confirmar la autoridad para llevar a cabo la Auditoria;
c. Proporcionar información sobre las fechas y la duración propuestas y la composición del equipo auditor;
d. Solicitar acceso a los documentos pertinentes, en especial los registros técnicos;
e. Determinar las reglas de seguridad aplicables al lugar;
f. Hacer los preparativos para la Auditoria ;y
g. Acordar la asistencia de observadores y la necesidad de guías para el equipo auditor, en caso fuese necesario.

4.2 Definir el alcance de la Auditoria

El alcance describe la extensión y los límites de la auditoria, tales como ubicación, unidades de la organización, actividades y procesos que van a ser auditados, así como el período de tiempo programado para su ejecución.

La persona responsable de la Auditoria de Producción Más Limpia debe asegurarse que el auditor o el equipo auditor tengan clara el área física a ser auditada. Un plano o diagrama de las instalaciones es una buena herramienta para definir este punto.

La persona responsable de la Auditoria de Producción Más Limpia debe decidir cómo puede ser organizada. Puede seguir alguna de las siguientes opciones, de acuerdo a:

• Los procesos de producción. Por ejemplo: Corte, ensamblaje, pintado, secado, etc.;
• Las áreas de trabajo. Por ejemplo: Recepción, producción, embalaje, despacho;
• Las áreas de negocio. Por ejemplo: Compras, producción, servicios, personal, etc.;
• El tiempo disponible, de forma que se garantice poder auditar el proceso actual en operación.

Es más efectivo organizar la auditoria siguiendo el flujo del proceso empezando desde la recepción y almacenamiento de materias primas, continuando con los procesos de producción, empaque, almacenamiento y despacho de productos.

4.2.1 Criterios de la Auditoria

Los criterios de Auditoria se utilizan como una referencia frente a la cual se determina la conformidad basados en los principios de Producción Más Limpia.

El auditor o el equipo auditor deben verificar lo siguiente:

• Que los materiales se almacenen adecuadamente;
• Que se cumplan las indicaciones de dosificación;
• Que se observen buenas prácticas de manipulación de sustancias químicas incluyendo respuesta ante casos de emergencia;
• Que los principios de buenas prácticas de gestión se entiendan y se cumplan;
• Que el equipo de protección personal se utilice siempre que se requiera;
• Que los lugares de trabajo:
  o Sean ergonómicos
  o Bien iluminados
  o Libres de olores, ruido y polvo extremo
  o Libres de fuentes de calor o frío extremo
  o Bajos riesgos mecánicos
  o No expuestos a químicos por encima de las concentraciones máximas permitidas
• Limpieza y orden general;
• Que las instalaciones tengan un buen mantenimiento;
• Que los controles funcionen;
• Que los residuos se segreguen;
• Que se cumplan las reglas y procedimientos existentes;
• Que los empleados comprendan su rol en relación a la política ambiental;
• Que se documente el consumo de los servicios auxiliares tales como consumo de agua y energía, aire presurizado, iluminación, sistema de vapor y sistema de enfriamiento;
• Que se documente el consumo de materiales y la generación de residuos, que se verifique en la práctica la consistencia de dichos datos y se elaboren indicadores para ser usados con fines de retroalimentación;
• Que se verifique cumplimiento con los límites máximos permisibles aplicables a la empresa.

  Las Auditorias de Producción Más Limpia pueden incluir también:

• Aspectos organizacionales (requisitos del sistema de gestión, control de la documentación, requisitos para garantizar la implementación de la política ambiental de una empresa, evaluación de aspectos ambientales, control de procesos clave relevantes para el desempeño ambiental, entrenamiento de personal, acciones correctivas y riesgos de prevención);
• Aspectos legales (interpretación y evaluación del cumplimiento de requisitos legales u otros exigidos a la empresa).
  El alcance y los criterios de auditoria deben definirse entre el representante de la empresa y el líder del equipo auditor y ponerse de acuerdo en los cambios que pudieran presentarse.

4.3 Recolección de información general

Una buena preparación es importante. Antes de la auditoria in situ, se debe recolectar documentos y registros técnicos para contar con una información base y establecer la línea de referencia. Esta información ayudará a entender la filosofía de la empresa, los productos y las características clave del proceso de producción o del servicio. Además permitirá al equipo auditor planificar la auditoria de la forma más conveniente.

La revisión de la documentación debe tener en cuenta el tamaño, la naturaleza y la complejidad de la organización, así como los objetivos y el alcance de la auditoria.

Esta información también es muy valiosa para entender y tener una idea preliminar clara sobre los procesos de la actividad industrial, especialmente aquellos que tengan mermas, generen contaminación y/o energéticamente no sean muy eficientes.

La información proporcionada debe ser la más exacta posible y previamente se debe establecerse el compromiso previo de manejarla con la más alta confidencialidad.

Para ello es recomendable que los auditores envíen una lista de verificación con los documentos y registros requeridos o se envían cuestionarios para ser cuidadosamente contestados.
La lista de verificación puede incluir:

• Política de la empresa o política ambiental;
• Folletos;
• Manuales ambientales y/o de calidad;
• Planos de la planta;
• Planes de evacuación y emergencia;
• Registro de pruebas y mantenimiento;
• Organigrama;
• Contratos (energía, agua);
• Manuales;
• Hojas de seguridad (MSDS);
• Consumos de energía, agua y materiales de los últimos doce (12) meses;
• Listado de equipos y potencia de los mismos;
• Medidas de ahorro y prevención de la contaminación adoptadas por la empresa.

En el Anexo A se incluye un modelo de formato para el control de los documentos y registros proporcionados por la empresa.

El diseño del cuestionario puede tener un carácter general o específico según la actividad de la empresa. (Cuadro 2)

Cuadro 2: Ejemplo de cuestionarios

Un cuestionario general, quizás no se ajuste 100% a la realidad de la empresa.
Proporcionar información objetiva muchas veces depende del sentido común de los responsables del llenado.

El contestar un cuestionario puede ser relativamente complicado y algo tedioso para la empresa. Sin embargo, es tarea del equipo auditor, especialmente del auditor líder, motivar a la empresa y exponer claramente las razones por las que es conveniente y beneficioso contar con esta información. Al respecto es recomendable brindar asistencia técnica en el llenado y si es necesario debe ser llenado en forma conjunta.

Además de los beneficios mencionados anteriormente, conviene destacar que cualquier análisis técnico o elaboración de proyectos va a requerir de la misma información. Incluso la empresa requerirá de esta información para presentar sus informes de manejo ambiental a la autoridad sectorial (Por ejemplo: Planes de Manejo, Declaración de Manejo de Residuos Sólidos, etc.), si es que aún no lo ha hecho.

Debido a la cantidad de información que en la empresa se tendrá que investigar y redactar para llenar el cuestionario, conviene sugerir adjuntar los informes rutinarios emitidos por sus sistemas de control que contengan la información requerida.

En algunos casos, seguramente la información no se encuentra disponible, pero en todo caso, al menos se deben realizar estimaciones. Se deben especificar cantidades y éstas deben referirse a unidades relativas. Por ejemplo: kg/h, kg/lote, lotes/día, L/min, etc.

Es importante aclarar si la información es la especificada por el fabricante, si fue medida por los técnicos de planta o si se trata de una estimación.

El equipo auditor debe estar disponible para atender cualquier consulta o aclaración respecto a la información solicitada.
Si la documentación disponible es inadecuada, el líder del equipo auditor debe informar al representante de la empresa para la debida subsanación. Debe decidirse si se continúa o suspende la auditoria hasta que los problemas de documentación se resuelvan y se disponga con la información necesaria. De lo contrario, no se podrán identificar los problemas reales de la empresa ni proponer la mejor solución a los mismos.

En caso la información sea aún insuficiente, los auditores tendrán que obtener la información correcta personalmente, restando tiempo a su verdadero trabajo. Como se mencionó anteriormente, esta información debe ser obtenida con la debida anticipación y estudiada en la preparación de la auditoria. En algunos casos, esta revisión puede posponerse hasta el inicio de la auditoria in situ o se van solicitando en el transcurso de ésta, siempre que no afecte el desarrollo ni perjudique su eficacia. En otras situaciones, se puede realizar una visita preliminar al lugar para obtener una visión general apropiada de la información disponible.

4.4 Desarrollar el Plan de Auditoria
El líder del equipo auditor debe preparar un Plan de Auditoria que facilite el establecimiento de los horarios y la coordinación de las actividades de la Auditoria. El Plan de Auditoria debe realizarse con el acuerdo de las partes interesadas. Los auditores deben preparar un adecuado Plan de Auditoria con tiempo suficiente para

• Entrevistarse con la gerencia;
• Realizar una visita in situ;
• Evaluar las observaciones;
• Formular recomendaciones; y
• Escribir un informe preliminar.

Dependiendo del alcance, el Plan puede incluir lo siguiente, siempre que sea apropiado:

• Preparativos logísticos (viajes, recursos disponibles in situ, equipos de medición, etc.);
• Asuntos relacionados con la confidencialidad;
• Cualquier acción de seguimiento de la Auditoria.

El plan debe ser revisado y aceptado por el representante de la empresa y presentado a las áreas auditadas antes de que comiencen las actividades de la Auditoria in situ. Los empleados de las áreas a ser auditadas deben estar informados acerca del Plan de Auditoria.

Cualquier observación al Plan debe ser resuelta entre el representante de la empresa y el auditor líder antes de continuar la auditoria.

En el Anexo B se muestra un formato de Plan de Auditoria.

4.5 Preparar actividades de Auditoria in situ
4.5.1. Asignación de las tareas al equipo auditor
El líder del equipo auditor, debe asignar a cada miembro del equipo la responsabilidad para auditar procesos, funciones, lugares, áreas o actividades específicas. Tales asignaciones deben considerar la necesidad de independencia y competencia de los auditores, y el uso eficaz de los recursos, así como las diferentes funciones y responsabilidades de los auditores, auditores en formación y expertos técnicos.
El líder del equipo auditor puede reasignar tareas a medida que la auditoria se va llevando a cabo para asegurarse de que se cumplen los objetivos
4.5.2.Preparación de los documentos de trabajo
Los miembros del equipo auditor deben revisar la información pertinente a las tareas asignadas y preparar los documentos de trabajo que sean necesarios como referencia y registro del desarrollo de la auditoria. Tales documentos de trabajo pueden incluir:

• Listas de verificación para cada área a ser auditada; y
• Formularios para registrar información, tal como evidencias de apoyo, hallazgos de auditoria y registros de las reuniones.

En el Anexo C, se incluye un modelo de lista de verificación para la ejecución de auditoria de Producción mas Limpia.
Aquellos documentos que contengan información confidencial o de propiedad privada deben ser guardados con la seguridad apropiada en todo momento por los miembros del equipo auditor.
4.5.3 Determinación de la viabilidad de la Auditoria
La Auditoria puede realizarse con éxito siempre que se cumplan los siguientes requisitos:
a) Se cuenta con información suficiente y apropiada para planificarla;
b) Existe la debida cooperación por parte de la empresa; y
c) Se dispone del tiempo y los recursos adecuados.
Cuando la auditoria no es viable, deben realizarse los ajustes necesarios o proponer alternativas para el logro de los objetivos.

5. Paso 2: Ejecución de la Auditoria

5.1 Auditar
La auditoria puede ser llevada a cabo en base a las listas de verificación desarrolladas, a las observaciones efectuadas y a través de las entrevistas con los empleados.
Durante esta fase, es muy importante realizar las preguntas correctas para entender las prácticas actuales, recolectar datos iniciales e identificar oportunidades de mejora existentes y potenciales.
5.1.1 Inicio de la Auditoria
Mientras más grande sea la empresa, es más razonable llevar a cabo una reunión formal de apertura. Mientras más pequeña sea la empresa y los auditores estén ya familiarizados con la empresa, la reunión de apertura puede ser opcional.
Los objetivos generales de una reunión de apertura son:

• Presentar el equipo auditor a los representantes de la empresa;
• Discutir el objetivo y el alcance de la auditoria;
• Presentar los métodos que serán usados durante la evaluación;
• Discutir y verificar el plan de auditoria;
• Discutir temas organizacionales (guías, recursos, equipo de seguridad, habitaciones, equipos de medición, etc.);
• Definir la fecha y marco de tiempo de la reunión de cierre;
• Presentar los formatos y listas de verificación que eventualmente serán usados durante la Auditoria;

5.1.2 Técnicas de recolección de información
Durante la auditoria, se debe recopilar la información pertinente para los objetivos, el alcance y los criterios de la misma, definidos en la Sección 3.
Los métodos para recopilar esta información incluyen:

• Entrevistas;
• Observación de actividades; y
• Revisión de documentos.

Entrevistas

Las entrevistas deben realizarse a las personas que desempeñen actividades o tareas dentro del alcance de la auditoria, durante las horas normales de trabajo y, en lo posible, en el lugar de trabajo habitual de la persona entrevistada.

Las entrevistas pueden iniciarse pidiendo a las personas que describan su trabajo.
Durante la auditoria, es importante la manera cómo se realizan las preguntas. Hay básicamente tres clases de preguntas usadas:

• Preguntas abiertas
• Preguntas cerradas
• Preguntas “espejo”

Las preguntas abiertas empiezan con “quién”, “qué”, “dónde”, “cómo “cuándo”, etc.
Son muy convenientes para recolectar información, pues solicitan una explicación.

Ejemplo de preguntas abiertas son:
– ¿Cómo controla el flujo de agua en esta máquina?
– ¿Cuántas bolsas de esta sustancia química usa a diario?
Las preguntas cerradas empiezan con un verbo y básicamente se responden con “Sí” o “No”. Este tipo de preguntas son poco convenientes en una Auditoria de Producción Más Limpia, porque no invita a la comunicación.
Ejemplos son:
– ¿Tiene una Política Ambiental?
– ¿Usa recetas para dosificar las sustancias químicas?
Las preguntas “espejo” son usadas para establecer una base común entre el auditor y el auditado. Hacen referencia a una declaración emitida por el auditado. Evitan la formación de malentendidos y mejoran el clima de la conversación.
– ¿Entendí correctamente que Ud. mide el pH y la temperatura dos veces al día?
– Si entendí bien, ¿este aislamiento se retiró en el último trabajo de reparación y pronto debe ser reparado de nuevo?

Observación de actividades

Se obtiene mucha información observando directamente las actividades de la empresa a lo largo del recorrido. En lo posible, la auditoria debe seguir el proceso desde el inicio hasta el final, centrándose en las áreas donde se generan los productos, residuos y emisiones.

El objetivo de la inspección de las instalaciones en la auditoria es identificar ineficiencias y riesgos innecesarios en el consumo de recursos, uso de agua y energía, calidad y salud y seguridad ocupacional, así como las medidas de ahorro y prevención de la contaminación.

Durante el recorrido, es importante hablar con los operadores, puesto que ellos a menudo tienen ideas o información que puede ser útil para identificar fuentes de residuos y oportunidades de Producción Más Limpia.

Los hallazgos no sólo deben basarse en observaciones, se debe buscar evidencia. Por ejemplo: cuando verifique que el extintor ubicado frente al almacén de solventes es el adecuado, solicite al operador que le muestre el equipo, pídale que le explique su funcionamiento y verifique si la etiqueta adhesiva del mantenimiento del proveedor muestra que no se ha vencido la fecha de operatividad.

Durante el recorrido y al observar las actividades, el auditor debe realizarse las siguientes preguntas:

• ¿Hay signos de malas prácticas de gestión (áreas de trabajo obstruidas o desordenadas, etc.)?
• ¿Hay derrames y fugas evidentes? ¿Hay evidencia de derrames en el pasado, tales como decoloración o corrosión en paredes, superficies de trabajo, techos, y paredes, o tuberías?
• ¿Hay contenedores abiertos, tambores apilados u otros indicadores de procedimientos de almacenamiento inadecuados?
• ¿Los grifos están goteando o son dejados abiertos?
• ¿Hay signos de humo o polvo que indiquen pérdidas de material?
• ¿Hay olores o emisiones extrañas que pueden causar irritaciones a los ojos, nariz o garganta?
• ¿El nivel de ruido es alto?
• ¿Están todos los contenedores rotulados con su contenido y se indica su riesgo?
• ¿Está el equipo de emergencia (extintores de fuego, absorbentes, etc,) disponible y visible para asegurar una respuesta rápida a un fuego, derrame u otro incidente?
• ¿Está el equipo contra incendios bien mantenido y verificado (una vez al año)?
• ¿Se usa el equipo de protección personal necesario (gafas protectoras, guantes, mandiles en caso se trabaje con ácidos y cáusticos; botas de seguridad en caso se manipule cargas pesadas, ropa de trabajo adecuada, protectores de ruido)?
• ¿Ha notado algún residuo o emisiones fugitivas generadas en los equipos de proceso (agua goteando, vapor, evaporación)?
• ¿Tienen los empleados algún comentario acerca de las fuentes de residuos y emisiones en la empresa?
• ¿Están los empleados capacitados y entienden los procesos que ejecutan?
• ¿Qué documentos se están usando? ¿Se recoge información sobre los consumos actuales de materiales, se evalúan estos datos y son usados como base para el control y mejora de la eficiencia?
• ¿Hay instrucciones de trabajo claras relacionadas a las etapas importantes del proceso (encendido de máquinas, parámetros clave del proceso, procedimiento en caso de falla de la maquinaria)?
• ¿Hay medidores para la energía eléctrica, agua? ¿Se toman lecturas y se analizan?

Revisión de documentos
Se debe aprovechar en complementar la información proporcionada anteriormente por la empresa (véase Sección 4.3). En base a lo observado, pueden surgir necesidades específicas de información:

• Normas, instrucciones, licencias, permisos, especificaciones, planos, etc.
• Registros de inspección, resultados de mediciones, boletas de consumo, resúmenes de datos, etc.

Verificación cruzada de datos

El muestreo, en esencia, es el proceso de aprender mucho observando una pequeña parte. En la auditoria se usa frecuentemente para ayudar a formar una opinión o recomendar una acción en un macrocosmos (la población) examinando un microcosmos (una muestra de la población). El muestreo, entonces, es otra herramienta que los auditores utilizan para afinar su opinión.

El muestreo y los resultados del muestreo son informaciones simplemente en bruto. Y esos datos deben ser pesados y tamizados. Deben ser analizados por el contenido de material, por las razones, las causas y los efectos. La muestra es el primer paso en el camino para una opinión informada de auditoria.

Los datos de diferentes fuentes deben ser usados para verificación cruzada: Idealmente se debe encontrar el mismo flujo de material o de energía como entrada dentro del área donde se usa y como salida. Estos datos deben estar relacionados y se debe verificar su consistencia.

Durante el recorrido, se deben listar los problemas que se encuentran a lo largo del camino, y si hay soluciones obvias, también deben ser anotadas. Se debe tomar especial atención en soluciones con baja inversión y con inversión cero. El equipo auditor también debe estar atento respecto a peligros a la salud y seguridad y a las medidas de ahorro adoptadas.

Estos deben ser implementados inmediatamente, sin esperar un análisis detallado de factibilidad.

Tomar fotos durante el recorrido

Tomar fotos durante una Auditoria de Producción Más Limpia es una buena forma de documentar las observaciones. Sin embargo, antes de tomar las fotos, es necesario preguntar si está permitido. Podría haber áreas donde no se permite tomar fotografías por diversas razones.

5.1.3 Evaluación técnica
Preparación de diagramas de flujo de procesos prioritarios
Los procesos que se lleven a cabo como parte de las actividades de la empresa pueden ser representados usando un diagrama de flujo detallado del proceso indicando entradas, salidas y problemas ambientales de cada etapa de producción. (Figura 1)
La presentación de diagramas de flujo es un paso clave en la evaluación y son la base para efectuar los balances de materia y energía. Los diagramas de flujo del proceso deben prestar particular atención a las actividades que a menudo son olvidadas en los tradicionales diagramas de flujo de procesos, tales como:

• Limpieza;
• Almacenamiento y manipulación de materiales;
• Operaciones complementarias (enfriamiento, vapor y aire comprimido);
• Mantenimiento y reparación del equipo;
• Materiales que fácilmente no se reconocen en los flujos de salida (catalizadores, lubricantes);
• Productos liberados al ambiente como emisiones fugitivas.

El diagrama de flujo de proceso está dirigido a proveer una visión general y por lo tanto debe estar acompañado de hojas de entradas y salidas para cada operación unitaria o departamento.

Para elaborar el balance de materia y energía de las operaciones y procesos críticos, el equipo auditor debe realizar las siguientes actividades:

• Establecer la función, el mecanismo y los parámetr