Metodología de las 5S

¿Qué es el Programa 5S de Orden y Limpieza?

La metodología de las 5S de orden y limpieza proviene de la industria Japonesa, específicamente del sector metalmecánico. En su origen fue una de las bases de su modelo de productividad industrial que actualmente se aplica en numerosos rubros productivos y actividades de servicios.

Ligada a la calidad total, se convierte en un esquema compatible y estratégico para la implantación de sistemas de gestión integrada, ya que cubre aspectos tanto de performance ambiental, como de salud y seguridad ocupacional y calidad de productos.

Su esquema facilita procesos de mejora continua, logrando progresivamente la reducción de ineficiencias productivas, contaminación y accidentes laborales.

Al optimizar los entornos productivos, éstos se vuelven sitios más aptos para la labor diaria de los trabajadores, beneficiando a la productividad y rentabilidad de las industrias y empresas de servicios.

La implantación de los cinco pilares es el punto de partida para el desarrollo de actividades de mejora más profundas y complejas, que tienen como objetivo asegurar la supervivencia de las organizaciones en un mundo de constante competencia.

Esta herramienta tiene una estrecha relación con las modernas técnicas de prevención de la contaminación. Su filosofía de trabajo de eliminar actividades que no generan valor agregado a los productos finales, se convierte en un aliado a la hora de utilizar de manera eficiente los recursos y la energía.

En este sentido, una planta limpia y ordenada reduce la generación de productos defectuosos que en el mejor de los casos se deben reprocesar para cumplir con las especificaciones del cliente. Ello consume nuevamente materias primas, insumos, energía, mano de obra, desgaste de equipos e instalaciones generando ineficiencias.

En el caso que los mencionados productos defectuosos no se puedan volver a reprocesar y deban ser descartados, generan residuos que se deben gestionar de acuerdo a la normativa vigente ocasionando costos innecesarios para el empresario.

Además, la metodología de las 5S presta especial atención al estado y mantenimiento de los equipos e instalaciones. Por lo tanto, las máquinas y herramientas aumentan su vida útil, trabajando la mayor parte del tiempo en régimen, lo que se traduce en menores consumos energéticos y derroche de materiales.

¿Qué Beneficio Produce su Aplicación?

El nombre “5S” se debe a la denominación en japonés de cada uno de sus pilares y al procedimiento de su implantación que comprende dos etapas que interactúan y se relacionan entre sí: las 3S en una primera fase y posteriormente el resto, para completar el ciclo de mejora continua.

La importancia de la utilización de esta herramienta radica en el hecho que los beneficios son compartidos por todos los actores de una empresa. Por lo tanto, las mejoras se ven reflejadas no solo en la producción, sino también en los trabajadores y empresarios.

Desarrollo de un Programa 5S

Implementación del 1er Pilar “ORGANIZACIÓN”

El primer pilar está relacionado estrechamente con la mejora de la seguridad en la planta, al fomentar un entorno laboral con menos obstáculos, menos probabilidades de accidentes y eventos contaminantes.

Consiste en eliminar del sector de trabajo todos los elementos que no son específicamente necesarios para realizar las tareas diarias. En este sentido, se debe clasificar lo que realmente sirve y mantener solo lo imprescindible, si hay elementos en exceso se deben retirar del área.

La “Organización” facilita el control visual de materias primas, insumos y productos, fomentando la reducción de tiempos muertos en producción.

Al realizar las actividades y tareas de organización, significa que se debe dejar solo lo estrictamente necesario y si hay dudas de la utilización de un objeto, se tendrá que apartar el mismo del plano de trabajo. La implementación efectiva de este primer pilar establece un entorno de trabajo en el que el espacio, tiempo, dinero, energía y otros recursos pueden gestionarse y usarse más efectivamente.

Herramientas para la Aplicación

Este pilar se integra perfectamente con las actividades de la técnica Justo a Tiempo (Just in Time – JIT). O sea en el lugar de trabajamos vamos a dejar:

• Solo lo necesario
• En la cantidad necesaria
• Cuando es necesario

Una de las técnicas más utilizadas para la identificación de elementos innecesarios en los sitios de trabajo es el del “Etiquetado Rojo”. Estas permiten marcar que en un lugar específico existen elementos que no hacen a la tarea diaria, y es preciso tomar una acción correctiva.

Para su aplicación simplemente se deben adherir tarjetas rojas sobre los objetos a evaluar, en el caso de que uno tenga dudas de su utilidad. Para la asignación es necesario hacerse tres preguntas:

1. ¿Es necesario este elemento?
2. Si es necesario, ¿Se necesita en esa cantidad?
3. ¿Debe estar localizado aquí?

Luego se puede analizar, tratar apropiadamente su condición y tomar las siguientes acciones:

1. Tenerlos en un área de mantenimiento de tarjetas rojas durante un periodo para ver si son necesarios.
2. Desecharlos.
3. Cambiar su localización.
4. Dejarlos donde estaban.

Es muy importante poseer lugares adecuados para el área de mantenimiento de tarjetas rojas antes de lanzar la campaña de etiquetado. Este espacio debe ser un lugar establecido para el almacenaje de elementos que deben evaluarse adicionalmente.

Pasos a seguir para el Etiquetado Rojo

1. Definir el proyecto y lanzarlo: organizar un equipo, obtener los recursos, establecer el horario o programa, área de mantenimiento, planificación del desecho o descarte de los elementos con tarjetas rojas.
2. Identificar las metas de las tarjetas rojas: elementos a evaluar como ser inventarios, equipos, instalaciones o áreas físicas en las que se asignarán tarjetas rojas. Siempre es mejor comenzar con áreas pequeñas, analizarlas en detalle y luego pasar a un nuevo lugar.
3. Fijar el criterio de etiquetado:
    Producción del mes próximo
    Elementos necesarios en lugares fijados
    Elementos no necesarios se desechan
    Frecuencia de Utilización
    Cantidad
4. . Elaborar y colocar las etiquetas: siempre se coloca una por objeto y las mismas se deben diseñar de acuerdo a las necesidades y particularidades de cada empresa.
5. Evaluar los objetos: analizar en detalle la utilidad y ubicación de cada objeto para luego tomar una decisión con fundamento.
6. Documentar los resultados y auditar: siempre llevar registros de los resultados obtenidos y realizar
   auditorías periódicas para evitar el deterioro del sistema.

Implementación del 2do Pilar “ORDEN”

El orden siempre va de la mano con el pilar organización y se aplica mejor si se realizan en conjunto. Cuando se encuentra todo organizado, solo va a permanecer en el sitio de trabajo lo necesario.

Por lo tanto, consiste en organizar los elementos que se han clasificado de modo que se puedan encontrar con facilidad. Establece la necesidad de normalizar dónde deben estar situados los objetos y elementos de trabajo.

Si se aplica en mantenimiento, por ejemplo, tiene que ver con la mejora de la visualización de los elementos de las máquinas e instalaciones industriales. Este mismo concepto se puede aplicar para los artículos de la oficina, con el fin de evitar la pérdida de tiempo en buscarlos.

Una vez eliminados los elementos innecesarios, se define el lugar donde se deben ubicar aquellos que necesitamos con frecuencia, identificándolos para eliminar el tiempo de búsqueda y facilitar su retorno al sitio una vez utilizados.

Los objetos útiles deben estar ordenados según los criterios que se describen a continuación:

• Seguridad: Que no se puedan caer, que no se puedan mover, que no estorben.
• Calidad: Que no se oxiden, que no se golpeen, que no se puedan mezclar, que no se deterioren.
• Eficacia: Minimizar el tiempo perdido.

La clave para identificar lugares óptimos con el fin de alojar las herramientas y equipos, es lograr que a los empleados les cueste un esfuerzo adicional dejarlos en sitios no establecidos.

Por último, es importante remarcar que el orden es la base de la estandarización. En este sentido, se considera un paso previo para establecer procedimientos de trabajo consistentes.

Herramientas para la Aplicación

Control Visual

Se define como cualquier medio de comunicación usado en los sitios de trabajo que indica de un vistazo como deben hacerse las tareas. Esto ayuda a tener una comprensión rápida de cómo realizar una actividad o donde se encuentran las herramientas, equipos o insumos.

Por ejemplo, el control visual es una estándar que puede ser un elemento gráfico o físico, de color o numérico y fácil de identificar. De esta manera, sólo existe un sitio para cada cosa, y se puede discernir inmediatamente si una operación particular está procediendo normal o anormalmente.

Esta herramienta permite informar de una forma sencilla:

• Dónde están ubicados los elementos o herramientas de trabajo.
• Cuántos pertenecen al sector.
• Cuál es el procedimiento estándar.
• Cuál es la información de importancia para el flujo de actividades.
• Cuál es la frecuencia de lubricación de un equipo, tipo de lubricante y sitio donde aplicarlo.
• Dónde ubicar el material en proceso, producto final y si existen, productos defectuosos.
• Dónde deben ubicarse diferentes corrientes de residuos.
• Cuál es el sentido de giro de motores.
• Dónde ubicar elementos de escritorio en el sitio de trabajo.

Principios para el orden de los elementos de trabajo de modo de evitar extravíos
Almacenaje de herramientas y útiles:

1. Localizar elementos de acuerdo a su frecuencia de uso: en todos los casos las herramientas de uso frecuente deben almacenarse cerca del plano de trabajo.
2. Si los elementos se usan juntos, se almacenan juntos y en secuencia de uso: pueden estar alojados en bancos o mesas de trabajo especiales o en tableros debidamente identificados.
3. Mecanismos “Soltar con vuelta a la posición”: Además de evitar el derroche de tiempo para obtener el elemento, se mejora la ergonomía de la tarea, ya que las herramientas quedan suspendidas de un resorte al alcance del operario sin necesidad de esforzarse.
4. Lugares de almacenamiento de acuerdo al tamaño: para
   facilitar el retiro y vuelta al lugar de las herramientas de trabajo.
5. Almacenar las herramientas de acuerdo con su función o producto: el almacenaje pensado en la Función consiste en alojar juntas todas las herramientas que sirven para tareas similares. En cambio para Producto, se almacenan en conjunto los objetos que se usan para elaborar un mismo producto.

Mapa 5S

Es un gráfico que se utiliza para evaluar las localizaciones actuales de las piezas, herramientas y maquinaria, con el fin de identificar luego las localizaciones más eficientes.

Los siguientes pasos detallan la secuencia para aplicarlo:

• Crear dos mapas: “Antes” y “Después”: el del antes muestra la disposición antes de la implementación del orden. El posterior comunicará el estándar de la situación de los elementos, plantillas y herramientas de trabajo.
• Ubicar en el plano herramientas, máquinas y equipos: realizar un plano del área específica que se desea estudiar.
• Mostrar el flujo de circulación en el área: dibujar flechas que establezcan el flujo de cada operación entre los elementos del lugar. Se debe cuidar que las flechas cumplan el orden de las tareas y numerarlas consecutivamente.
• Ubicar los lugares de congestión o desorden: en ellos se pueden evidenciar pérdidas de tiempo, de materias primas, generación de residuos y otras actividades que no agregan valor a los productos finales.
• Elaborar un mapa con el nuevo layout: Teniendo en cuenta las consideraciones antes mencionadas y las opiniones de supervisores y personal de planta, se puede modificar la distribución de las máquinas, equipos e instalaciones de manera más eficiente.
• Implementar: Se debe poner en práctica lo planificado.
• Evaluar y mejorar: en todos los casos se deben llevar registros de estas mejoras, realizar auditorías y modificaciones si algún componente no dio resultados positivos.

Implementación del 3er Pilar “LIMPIEZA”

Uno de los objetivos más obvio de este pilar es lograr un sitio limpio para optimizar el ambiente de trabajo y convertirlo en un lugar agradable. El otro es mantener todo en condición óptima, de modo que cuando alguien necesite utilizar algo esté listo y en buen funcionamiento.

La limpieza debe estar profundamente enraizada en los hábitos diarios de trabajo, de modo que herramientas, equipos y áreas laborales estén disponibles para su utilización en todo momento. En este estadio de la implementación del Programa 5S, la limpieza significa inspeccionar el equipo durante el proceso, para identificar problemas de escapes, averías o fallos. Esto implica prevenir eventos de contaminación y accidentes potenciales. Por lo tanto, se debe llevar a la limpieza a un estado superior, tratando de buscar las fuentes e idear métodos para tratar de evitar su aparición.

Los procesos de limpieza estandarizados están ligados a la eficiencia y seguridad de los entornos productivos, logran estimular a los empleados y predisponer hacia las mejoras. Se encuentra bien fundamentado que:

• Una empresa limpia y ordenada produce con menos defectos
• Una empresa limpia y ordenada cumple siempre con las fecha de entrega
• Una empresa limpia y ordenada es más segura
• Una empresa limpia y ordenada tiene mayor productividad y rentabilidad

Entre las problemáticas detectadas en industrias que no aplican correctamente el pilar limpieza se cuentan:

• La falta de luz natural y artificial por suciedad en ventanas y luminarias provocando la reducción de la eficiencia en el trabajo.
• Los detalles, defectos y la falta de calidad en los productos son menos evidentes en plantas sucias y desordenadas.
• Pérdidas de aceite y agua en el piso provocan accidentes.
• La suciedad, polvo, limaduras, virutas de corte pueden mezclarse en los procesos productivos y ensamble resultando en productos defectuosos.

Herramientas para la Aplicación
Campaña o Jornada General de Limpieza

Como primer paso para implementar el pilar Limpieza, es habitual que se organice una campaña general de orden y limpieza. Aquí se aprovecha para capacitar a los empleados y concientizarlos sobre la importancia de esta herramienta, al mismo tiempo que se eliminan los elementos innecesarios y se limpia el equipo, pasillos, armarios, almacenes, etc.

Esta actividad se considera un buen inicio y preparación para la práctica de la limpieza permanente.

Su realización ayuda a obtener un estándar del estado y las condiciones de los equipos. También permite identificar las áreas de acceso difícil, las cuales pueden provocar accidentes y generar una mayor cantidad de residuos.

Las demás acciones para implementar este tercer pilar deben ayudar a mantener el estándar alcanzado el día de la jornada inicial. Sirven además para comprometer a la dirección y a los operarios en el proceso de las 5S.

Paso 1: Determinar las metas de la limpieza

Las metas incluyen tres categorías:

1. Elementos de depósitos: se consideran materiales primas, piezas de proveedores, piezas fabricadas internamente, componentes ensamblados, productos semielaborados y finales.
2. El equipo: incluye máquinas, herramientas generales, instrumentos de medición, útiles de trabajo, mesas de trabajo, carros, equipos de oficina y equipos de repuesto.
3. El espacio: refiere a áreas de trabajo, pisos, pasillos, paredes, pilares, techos, ventanas, estantes, cuartos de servicios, salas y luces.

Paso 2: Determinar los roles para la limpieza

Cada sitio de trabajo debe poseer un responsable para el aseo del lugar. Por lo tanto, se dividirá a la empresa en “áreas de limpieza”. Se pueden usar como métodos:

1. Mapa de Asignaciones 5S: Es una forma interesante de comunicar las áreas de limpieza y quien es su responsable en una representación gráfica de fácil lectura.
2. Programa 5S: Muestra más en detalle a los responsables de la limpieza de cada área, los días y la frecuencia del aseo. En todos los casos el Programa 5S debe estar colocado en los sitios de trabajo.

Paso 3: Determinar los Métodos de Limpieza

En esta etapa es importante determinar las tareas diarias de limpieza que se deben realizar antes del comienzo de la jornada, las actividades durante el trabajo y las que se hacen al final de cada turno. Es preciso asignar tiempos prudenciales a los empleados para llevar adelante estas actividades de modo que formen parte de su desempeño y no afecten a sus tareas diarias.

Los métodos de limpieza deben incluir las metas y las herramientas de limpieza. O sea definir qué se limpiará en cada lugar y con qué elemento. También es importante que se diseñen procedimientos para reducir errores y pérdida de tiempo. Estos deben estar elaborados en conjunto con los empleados para que su aplicación sea más efectiva. Se podrá realizar un manual de entrenamiento en donde se incluyan el gráfico de asignación de áreas, la forma de utilizar los elementos de limpieza, detergentes, jabones, aire, agua y la frecuencia y el tiempo medio establecido para esta labor.

Paso 4: Preparar las herramientas de limpieza

Se debe aplicar el pilar Orden también a los elementos de limpieza para que se guarden en sitios donde sea fácil su identificación, retiro y devolución. Asimismo, estas herramientas deben estar limpias y mantenerse en condiciones.

Paso 5: Implementar la limpieza

Poner en práctica lo planificado y someterlo periódicamente a revisiones para mejorar continuamente los resultados obtenidos y el mantenimiento de los logros alcanzados.

Implementación del 4to Pilar “ESTANDARIZACIÓN”

La estandarización pretende asegurar los logros alcanzados en los tres pilares anteriores y mantenerlos en el tiempo, teniendo en consideración el concepto de mejora continua.

En el momento que la empresa implementa la estandarización se evitan algunos problemas como:

• Retroceder a los niveles iniciales en cuestiones como la organización, orden y limpieza.
• Que aparezcan objetos innecesarios en los lugares de trabajo.
• La desorganización de las áreas de trabajo.
• Volver a identificar focos de contaminación y residuos que fueron erradicados.

Este pilar tiene una mayor interacción con el de limpieza. Con él se pretende ir más allá y lograr la limpieza estandarizada, donde predomina la prevención de la contaminación.

Como se mencionó anteriormente, la clave de la estandarización es crear el hábito para el mantenimiento de los tres primeros pilares. En este sentido, debemos seguir tres pasos esenciales para lograr que la organización, el orden y la limpieza se conviertan en tareas de rutina:

Paso 1: Definir responsables para el mantenimiento de las condiciones de los tres pilares
Paso 2: Evitar retrocesos, relacionando y manteniendo los tres primeros pilares con las actividades diarias
Paso 3: Verificar el cumplimiento de las tareas para el mantenimiento de las condiciones de los tres pilares

Herramientas para la Aplicación
1. Asignación de Responsabilidades 3S

Esta herramienta es habitualmente usada como un importante aporte para el mantenimiento de las tres primeras “S”. El concepto principal es que cada empleado conozca cuáles son sus responsabilidades, sobre lo que tiene que hacer, cuándo, cómo y dónde. En este sentido, también se nutre de otras herramientas utilizadas en otros pilares como los Mapas 5S y los Programa 5S.

Integrar las Responsabilidad de los Tres Pilares en los Trabajos de Rutina

Si el mantenimiento de las 3S se da únicamente cuando se identifica que se está incumpliendo algún procedimiento o se deteriora su implementación, quiere decir que el trabajo en 5S aún no ha madurado. Entonces se requiere profundizar aún más con la capacitación y concientización y ayudarse con las 5S Visuales y los Cinco Minutos 5S.

• 5S Visuales: Las clave principal de esta metodología es que cualquiera pueda ser capaz de distinguir entre condiciones normales o anormales de un vistazo. Por lo tanto, el control visual y su correcta implementación es vital para el funcionamiento de las 5S Visuales.
• Cinco Minutos 5S: Esta técnica es parecida a los cinco minutos de limpieza pero abarca el cumplimiento de todos los pilares. Los responsables identifican mediante un recorrido por los sectores de la planta las mejoras que se deben realizar para optimizar los resultados obtenidos y lograr el concepto de las 5S irrompibles.

2. Auditar Periódicamente el Nivel de Mantenimiento de los Tres Pilares

Una vez asignadas las responsabilidades de los tres pilares al personal y de haber integrado el mantenimiento de los mismos a las tareas de rutina, se debe evaluar la eficiencia global de lo implementado.

Una herramienta útil para evaluar el nivel de estandarización de los 5 pilares son las listas de chequeo 5S. Estas se pueden construir de acuerdo a las necesidades y realidades de cada área de trabajo y deben contemplar cada trabajo en particular propuesto para el programa de orden y limpieza. Por ejemplo, se pueden puntuar el grado de organización, de orden y limpieza que existe en el sector depósito de una empresa, desde el nivel 1 a 5 y evaluar en qué condiciones se encuentra dicha área de trabajo.

Implementación del 5to Pilar “DISCIPLINA”

Para el ámbito de las 5S la palabra Disciplina no lleva implícita ninguna connotación negativa, todo lo contrario. Simplemente expresa tener el hábito de mantener correctamente los procedimientos apropiados y cumplimentarlos de manera sostenida.

La Disciplina es sumamente importante porque la falta de ella lleva al fracaso a todo el sistema, deteriorando los logros alcanzados por los cuatro pilares anteriores. Al implementar la organización, el orden, la limpieza y la estandarización en el puesto de trabajo se logra: armonizar el ambiente laboral, mejorar la comunicación entre los empleados y optimizar los procesos de la planta. Aunque implementar los 5 pilares, requiera de un gran esfuerzo, sus resultados serán muy beneficiosos, ya que la disciplina integra y sostiene a todo lo obtenido.

La Disciplina implica:

• Respetar las normas y estándares establecidos para conservar un sitio de trabajo agradable
• Realizar el control de las normas que regulan el funcionamiento de una organización
• Promover el hábito del autocontrol y reflexionar sobre el nivel de cumplimiento de las normas establecidas
• Comprender la importancia del respeto por los demás y por las normas en las que el trabajador seguramente ha participado directa o indirectamente en su elaboración
• Mejorar el respeto de su propio ser y de los demás

Los problemas comunes que se suelen evitar implementando este último pilar son:

• Impide que objetos innecesarios se acumulen luego de aplicar la organización
• Elimina el hábito de que las herramientas y máquinas de trabajo no se ordenen en los lugares acordados
• Evita que no se limpie rutinariamente los equipos e instalaciones de la planta
• Impide que se obstruyan áreas de circulación y evacuación ante emergencias
• Reduce el riesgo de que las máquinas no se mantengan correctamente y fallen, generando mayor gasto de energía y recursos.

Herramientas para la Aplicación

Como primera medida es fundamental crear las condiciones necesarias para implantar la disciplina. Para lo cual es necesario incentivos que estimulen la práctica de este pilar de manera sostenida por todos los actores de la empresa.
Las condiciones básicas para promover la Disciplina son:

• Conocimiento: Comprender la importancia de los cinco pilares y lo imprescindible que es lograr disciplina para tener éxito
• Tiempo: Se debe poseer el tiempo suficiente entre sus actividades diarias para la práctica de los cinco pilares
• Estructura: Para saber cómo y cuándo se debe aplicar la práctica de todos los pilares
• Apoyo: Es imprescindible el acompañamiento de la dirección para dar el apoyo con el reconocimiento y los recursos suficientes
• Satisfacción y Entusiasmo: Este proceso debe ser ameno y crear un sentimiento de satisfacción para cada miembro de la empresa

Slogans 5S
Son una opción interesante para comunicar los logros, resultados y temas de la campaña 5S. Cuando son realizados por los propios empleados resultan ser más efectivos que los impuestos sin consulta previa. Pueden mostrarse en etiquetas autoadhesivas, pines, banderas, folletos, etc.

Pósters 5S
Los Slogans 5S o actividades en general pueden también mostrarse en Pósters 5S colocados en diferentes puntos de la empresa. Sirven para recordar la importancia de todos los pilares, comunicar resultados, estado de las actividades o información particular de un pilar en especial.

Boletines 5S
Se diseñan y editan internamente con material de difusión sobre el curso del programa. Sobre todo se muestra la condición de toda la empresa con respecto a la implementación de los cinco pilares. Su efectividad es mayor cuando se publican en forma regular por lo menos una vez por mes.

Manuales 5S de Bolsillo
Una forma de fijar conceptos sobre el proceso de implementación es la estructuración de un manual de bolsillo 5S que contenga definiciones y descripciones generales de todos los pilares. Es fundamental que su tamaño sea pequeño para que el empleado pueda llevarlo consigo en todo momento.

Por: Lic. Adrián Rosemberg
Enviado por el autor

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