Mejoramiento continuo y Kaizen

Se requiere hábito de Mejora Continua al nivel de toda la organización y comprometerse a alcanzar la Calidad Total al nivel de toda la institución o empresa. Richard Schonberger.

Generalidades y concepto de Mejoramiento Continuo

El mejoramiento continuo, debe verse como una cultura que puede aplicarse a todos los ámbitos de la vida, aunque en nuestro caso el enfoque será hacia las organizaciones.

La aplicación del mejoramiento continuo en las organizaciones debemos verla como una herramienta para la solución de dificultades o hacia el aprovechamiento de oportunidades, el mismo se relaciona con la palabra japonesa Kaizen y que proviene de la unión de dos vocablos que expresan lo siguiente: Kai “cambio” y zen “para mejorar”, por lo que la expresión completa significa “cambio para mejorar”. El japonés Maasaki Imai fue su creador exponiendo en síntesis que Kaizen representaba un cambio permanente hacia una mejora o lo que es lo mismo un “mejoramiento continuo”.

Una expresión sobre lo anterior la expone Beltrán, R., en El mejoramiento continuo: una ansiada y escurridiza cualidad empresarial y cito: “ Es una forma de vida, una cultura en la cual todos los que trabajan en la empresa tienen sus ojos, su mente y sus oídos bien abiertos para poder reconocer las oportunidades de mejoramiento y capitalizarlas en acciones concretas que se reflejan en mejores procesos y productos”.

El mejoramiento continuo mejora la calidad de los productos y servicios, disminuye los costos, mejora los métodos de trabajo, posibilita la satisfacción de las necesidades de los clientes y de la organización. disminuye los tiempos de trabajo de todo el proceso.

Es muy importante tener en cuenta lo que representan, el conocimiento en sentido general y específico, así como la obtención de la información necesaria para el desarrollo de los procesos de la organización.

Para desarrollar y mejorar los procesos de trabajo, para ser más competitivos en esta época moderna, es fundamental realizar cambios en el proceso, o sea, hacerlo más efectivo y más eficiente. Lo anterior debe realizarse con mente amplia, con una estrategia adecuada, y teniendo en cuenta las características de la organización y de su entorno.

Varios autores han planteado su enfoque sobre el concepto de mejoramiento continuo, se citan algunos de ellos.

Deming, E. (1996), “la calidad total requiere de un proceso constante, que será llamado Mejoramiento Continuo, donde la perfección siempre se busca, pero nunca se logra”.

Abell, D. (1994), “extensión histórica de uno de los principios de la gerencia científica, establecida por Frederick Taylor que expresa, que todo método de trabajo es susceptible de ser mejorado”.

Sullivan, L. (1994), “esfuerzo para aplicar mejoras en cada área de la organización”.

Harrington, J. (1993), ”mejorar un proceso significa, cambiarlo para hacerlo más efectivo, eficiente y adaptable, qué cambiar y cómo cambiar depende del enfoque especifico del empresario y del proceso”.

Ventajas y desventajas del Mejoramiento Continuo

Este proceso de mejoramiento continuo nos ofrece grandes beneficios, entre ellos se destacan a continuación algunas de sus ventajas, no obstante, si no se observan determinados aspectos pudieran aparecer algunas desventajas que darían al traste con nuestras aspiraciones.

Ventajas

• Posibilita la identificación, tratamiento y solución de los problemas y/o el aprovechamiento de oportunidades.
• Permite eliminar o atenuar las debilidades y afianzar e incrementar las fortalezas.
• Analizar los procesos, renovar y actualizar los mismos, permitiéndole a las organizaciones ser más competitivas, eficaces y eficientes.
• Obtener mejoras a corto plazo, no sólo en la parte productiva o de servicio sino en la administrativa también.
• Aunque no es un método para disminuir productos defectuosos, posibilita su disminución, ahorrando materias primas y materiales, por lo que reduce los costos, para la organización y para los clientes.
• Permite el ajuste de los procesos con el desarrollo tecnológico, incrementando la productividad.

Desventajas

• Para la obtención de resultados tangibles es necesario que los cambios se realicen en toda la organización.
• En múltiples ocasiones es imprescindible hacer inversiones de consideración.
• Si no se observan las medidas adecuadas, con celeridad y oportunidad el proceso se puede tornar muy largo para la consecución de los resultados deseados.

Elementos esenciales para la implantación de un adecuado Mejoramiento Continuo

Para la implantación de un mejoramiento continuo se requiere la observación y aplicación de un grupo de aspectos entre los cuales se exponen:

• El diseño del proceso de implantación debe estar bien perfilado, teniendo en cuenta las características concretas de la organización y con un enfoque sobre la base de pequeñas mejoras de manera continua en todos los procesos y actividades, no grandes cambios en situaciones puntuales. Un elemento esencial es el establecimiento de una correcta política de calidad que pueda expresar con claridad que se espera de la producción o los servicios que se brinden a los clientes, así como el aporte concreto por los trabajadores.
• Muy importante es que la máxima dirección de la organización no sólo este involucrada sino además comprometida en las acciones que se deben implantar, y que cada jefe ejerza un liderazgo adecuado en su radio de acción.
• Estar definida una acción estratégica en la cual participen activamente todos los integrantes de la organización, con conocimiento de lo que cada uno debe realizar, ya que las acciones deben tomarse en todas los equipos y procesos y son las personas las que las llevarán a efecto. Con relación a las personas no debe descuidarse en ningún momento la superación continua como aspecto esencial para mantener a las mismas con la competencia laboral necesaria. El proceso además de incorporar a todos los integrantes de la organización debe ser continuo y progresivo.
• Identificar los problemas existentes a través de un diagnostico bien elaborado y bien desarrollado.
• No perder de vista en ningún momento las necesidades y requerimientos de los clientes externos, así como la motivación y satisfacción laboral de los clientes internos.
• Un aspecto decisivo lo constituye la comunicación entre la organización y todos los órganos y empleados de la misma, de los órganos entre si e igualmente los trabajadores en general todo esto desde el punto de vista interno, pero observar y mantener igualmente la comunicación con el entorno de la organización.
• Su desarrollo no debe ser a todo costo, sino que sea económico, o sea, que los resultados sean superiores a los gastos que originen su aplicación.

Desarrollo del proceso de Mejoramiento Continuo

La aplicación del mejoramiento continuo requiere que la organización tenga correctamente definida su misión que es su razón de ser, se encuentra en un entorno determinado y realiza una producción o presta un servicio, lo cual hace que la misma posea sus especificidades y sus características, no obstante para el desarrollo de un proceso de mejoramiento continuo es necesario realizar y sistematizar un grupo de aspectos que pudiéramos considerarlos etapas del mismo. En sentido general se expondrán estas.

1. Identificación de los problemas y/o selección de oportunidades.
2. Identificación y análisis de las causas de los problemas.
3. Determinación, diseño e implantación de las soluciones.
4. Seguimiento, control y aseguramiento de los resultados obtenidos.

Identificación de los problemas y/o selección de oportunidades

La identificación de los problemas y/o selección de las oportunidades constituye un elemento de primordial significación para la realización del mejoramiento continuo, ya que es la base para la continuidad de las demás etapas y de su correcta definición y profundización dependerán los resultados ulteriores.

Especial interés se debe tener, por su significación, en los problemas de calidad y productividad, sobre los cuales deben estar bien perfiladas sus definiciones, así como en que consisten estos, unido a esto deben determinarse las oportunidades de mejora.

En ocasiones en las organizaciones sólo se identifican los problemas de manera elemental y no se precisan ni se cuantifican adecuadamente estos, con indicadores que nos permitan obtener un reflejo profundo y veraz sobre el mismo.

Muy importante, diría imprescindible, que el método que se utilice para la determinación de los problemas o para detectar oportunidades debe contar con la participación de todos los empleados.

Identificación y análisis de las causas de los problemas

Una vez identificados y precisados los problemas con exactitud se deben determinar las causas que los originan, tanto para una situación global o específica.

La determinación de las causas debe llevar implícita su especificación, así como la profundidad del impacto que origina a través de indicadores precisos.

En este punto tener gran cuidado no confundir las causas con los síntomas, error que con frecuencia se comete, determinando también la magnitud de ésta y si con su eliminación se elimina el problema en su totalidad.

La observación para la etapa anterior con relación a la identificación del problema y la participación de los empleados, es válida para la determinación de las causas.

Determinación, diseño e implantación de las soluciones

Con las dos primeras etapas culminadas podemos comenzar las acciones para eliminar los problemas y/o aprovechar las oportunidades con la aplicación de soluciones viables al efecto y para ello se debe diseñar un programa de soluciones.

El paso para determinar las soluciones no debe realizarse con premura ni aferrándose a las primeras soluciones que se encuentren, con esto no se expresa que las primeras soluciones no pudieran ser las mejores, sino que debemos ser cautelosos y tratar de buscar alternativas o variantes para seleccionar las mejores, sólo con lo anterior definido de esa forma debemos comenzar la implantación a través de un programa de acciones que nos garantice soluciones y a la vez nos permita un control y seguimiento ulterior.

Seguimiento, control y aseguramiento de los resultados obtenidos.

Aún con las etapas anteriores perfiladas correctamente no tenemos la certeza de esto si no establecemos un seguimiento y control de los resultados que nos permita mantenernos en el sentido orientado o realizar las rectificaciones en casos de desviaciones.

Este paso debe definir quién debe realizar el control y seguimiento y la medición de los indicadores escogidos para medir la efectividad del proceso de manera integral, o sea, tanto en los resultados materiales como en la satisfacción de los clientes externos e internos.

Resumen

Estudiamos como la aplicación del mejoramiento continuo en las organizaciones debe verse como una herramienta para la solución de dificultades o hacia el aprovechamiento de oportunidades, y su relación con la palabra japonesa Kaizen y que proviene de la unión de : Kai “cambio” y zen “para mejorar”, por lo que la expresión completa significa “cambio para mejorar”.

Tener clara la expresión que su utilización es para desarrollar y mejorar los procesos de trabajo y para ser más competitivos, entre otros aspectos importantes.

Es recomendación de este autor, que si importante es el estudio de las ventajas, tanto o más lo es observar los aspectos que pudieran ocasionar desventajas para el proceso.

Aunque en este resumen no detallaremos los elementos esenciales para la implantación de un adecuado mejoramiento continuo si recomendamos con énfasis que sean estudiados en detalle por la significación tan importante que poseen estos.

Las etapas para la aplicación del mejoramiento continuo requieren no solamente un riguroso estudio sino de una correcta aplicación por lo expuesto con relación a las especificidades y características de la organización.

Recordamos las etapas para el desarrollo de un proceso de mejoramiento continuo, las cuales son:

• Identificación de los problemas y/o selección de oportunidades.
• Identificación y análisis de las causas de los problemas.
• Determinación, diseño e implantación de las soluciones.
• Seguimiento, control y aseguramiento de los resultados obtenidos.

Bibliografía

Beer, M. (1992). La renovación de las empresas. A través del camino critico.
España: Edic. Mc. Graw Hill Harvard Business School..
Harrington, J. (1993). Mejoramiento de los procesos en la empresa. México:
Editorial Mc. Graw Hill Interamericana SA.
(1997). Administración del mejoramiento continuo.
Colombia: Editorial Mc. Graw Hill Interamericana SA.
Johansen, R & Swigart, R. (1996). El crecimiento profesional en el
“downsizing” organizacional. México: Compañía Editorial Continental SA.
Kaizen o Mejoramiento Continuo. Extraído el 11 de julio de 2005 de
GestioPolis. com.
Morera Cruz, J. Mejoramiento continuo. Extraído el 4 de enero de 2000 de
GestioPolis. com.
Mejoramiento Continuo. Extraído el 14 de julio de 2005 de Monografías.com.

Por: Ing. Clemente Valdés Herrera
Fuente: Gestopolis

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