Guía práctica: El teletrabajo durante la pandemia de COVID-19 y después de ella. Parte 4

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El teletrabajo durante la pandemia de COVID-19 y después de ella – Guía práctica
Oficina Internacional del Trabajo – Ginebra: OIT, 2020
ISBN: 978-92-2-033092-0 (impreso)
ISBN: 978-92-2-033091-3 (PDF web)
Publicado también en inglés: Teleworking during the COVID-19 pandemic and beyond – A practical guide, ISBN 978-92-2-032404-2 (impreso) y ISBN 978-2-032405-9 (PDF web); francés: Le télétravail durant la pandémie de COVID-19 et après – Guide pratique, ISBN 978-92-2-033094-4 (impreso) y ISBN 978-92-2-033093-7 (PDF web); italiano: Il telelavoro durante e dopo la pandemia di COVID-19 – Una guida pratica, ISBN 978-92-2-033088-3 (PDF web); ruso: Дистанционная работа во время и после пандемии COVID-19 – Практическое руководство, ISBN 978-92-2-032869-9 (PDF web).
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Impreso en Suiza

Respuestas de política para apoyar a los empleadores y los trabajadores en la introducción y el mantenimiento de un teletrabajo eficaz

La naturaleza devastadora de la pandemia de COVID-19 ha hecho necesarias respuestas gubernamentales rápidas y drásticas para limitar las interacciones sociales con el fin de frenar la propagación del virus y asegurar que los sistemas de salud no se saturen. Entre estas medidas gubernamentales se encuentran el cierre temporal de empresas no esenciales y otras organizaciones, así como políticas que los alienten a permitir que los trabajadores cuyas funciones sean compatibles con el teletrabajo trabajen desde su casa.
Sin embargo, el paso del trabajo en la oficina al teletrabajo no fue una transición sencilla ni libre de obstáculos para todas las empresas y organizaciones públicas, especialmente para las que tenían una limitada experiencia previa en el teletrabajo. Entre las razones de la dificultad para realizar esta transición se encontraban las siguientes:

• cultura organizativa,
• resistencia por parte de la dirección,
• falta de herramientas y dispositivos informáticos apropiados,
• procesos complicados basados en documentos impresos,
• falta de habilidades y recursos de formación para apoyar a los equipos que teletrabajan,
• falta de directrices internas de salud y seguridad para el trabajo en casa,
• legislación laboral en la que los teletrabajadores no tienen los mismos derechos y protecciones que los trabajadores de oficina y
• preocupaciones sobre la seguridad de los datos y cuestiones de privacidad.

Aumentar la posibilidad de optar por el teletrabajo es una responsabilidad compartida entre los departamentos y organismos gubernamentales pertinentes, los representantes de los empleadores, los sindicatos y los organismos profesionales de apoyo a los empleadores. Al ofrecer asesoramiento, recursos de información, seminarios virtuales y apoyo financiero durante la pandemia y después de ella, estos diversos actores pueden contribuir a una transición más fluida del trabajo en la oficina al teletrabajo.

¿Cuáles son las principales opciones de políticas para apoyar a los empleadores y los trabajadores en relación con el teletrabajo?

1. Proporcionar información actualizada, fiable y accesible a todos los interesados en relación con el teletrabajo durante la pandemia de COVID-19:

• Informar sobre la aplicabilidad de los derechos y obligaciones existentes y los cambios que se han adoptado debido a la pandemia.
• Asesorar u orientar sobre el equipo mínimo necesario para el teletrabajo (como las computadoras y aplicaciones informáticas).
• Proporcionar información concisa y concienciar sobre la salud y la seguridad, incluida la ergonomía correcta.
• Emitir recomendaciones sobre cómo prevenir las amenazas a la seguridad cibernética mientras los empleados trabajan desde sus casas y ofrecer orientación sobre cómo los empleadores pueden cumplir con las normas de protección de datos y de privacidad, como el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (GDPR7).

2. Proporcionar diversas formas de apoyo financiero, fiscal y administrativo y otras ayudas a las empresas mediante:

• Un pago único o apoyo en efectivo a las PYMES para la compra de equipos que permitan a los empleados trabajar desde casa.
• Subsidios para comprar servicios de capacitación para apoyar el cambio al teletrabajo.
• Medidas de apoyo fiscal y financiero, como el aplazamiento de los pagos, la reducción de las tasas o el pago a plazos para aliviar la carga financiera de los empleadores, con la condición de que se permita y anime a sus trabajadores a trabajar desde casa.
• Agilización de algunos procedimientos burocráticos relativos al lugar de trabajo, por ejemplo, en lo que respecta a las evaluaciones de la salud y la seguridad del entorno de la oficina en el hogar, a fin de permitir la aplicación inmediata del teletrabajo, siempre que cada trabajador realice una autoevaluación de su propio lugar de trabajo.
• Flexibilización de los reglamentos existentes según corresponda (por ejemplo, la obligación del empleador de proporcionar asientos ergonómicos o de firmar un acuerdo de teletrabajo antes del comienzo del período de teletrabajo).

3. Apoyar a los trabajadores mediante:

• La introducción de nuevas reglamentaciones de teletrabajo, según proceda, que pueden incluir mejores normas de protección para todos los trabajadores a distancia; referencias a la flexibilidad de los horarios de trabajo; la posibilidad de desconectarse del trabajo a horas específicas para el descanso y la vida personal; el uso adecuado de las herramientas TIC; medidas de higiene y seguridad; y derechos colectivos.
• Reembolso (total o parcial) de los gastos de electricidad, comunicación, calefacción y/o aire acondicionado, y otros gastos específicos del teletrabajo para los trabajadores que trabajan desde casa.
• La introducción de una flexibilidad adicional para los trabajadores en cuanto al horario de trabajo y el control de sus horarios (por ejemplo, la jornada laboral del teletrabajador puede comenzar más temprano o terminar más tarde en función de las necesidades individuales, como las responsabilidades de cuidado y las obligaciones de escolarización en el hogar).
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• La introducción de medidas fiscales para los trabajadores que teletrabajan desde países distintos del país en que se encuentran las instalaciones de su empleador, a fin de evitar que tengan que pagar un doble impuesto sobre la renta.

4. Involucrar a los interlocutores sociales en la concepción y aplicación del teletrabajo, de conformidad con los principios del Convenio sobre la negociación colectiva de 1981 (núm. 154):

• Realizar consultas sobre las normas y reglamentos que rigen el teletrabajo.
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• Informar a sus miembros de los beneficios del teletrabajo y ofrecerles asistencia en la transición al trabajo a distancia.
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• Utilizar sus extensas redes para compartir experiencias, empoderarse mutuamente y difundir información importante del Gobierno en relación con el trabajo desde casa.
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• Los representantes sindicales tienen un papel que desempeñar para responsabilizar a los empleadores de la seguridad del lugar de trabajo. Cuando los representantes sindicales consideren que los lugares de trabajo son inseguros debido a la contaminación por COVID-19, deben ponerse en contacto con el equipo jurídico de su sindicato para obtener asesoramiento urgente sobre cómo actuar, de conformidad con el Convenio sobre seguridad y salud de los trabajadores, 1981 (núm. 155)
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• Garantizar que los empleadores cumplan plenamente sus responsabilidades en cuanto a mantener a los trabajadores informados y capacitados sobre las medidas de SST al regresar al lugar de trabajo. Los sindicatos también pueden apoyar a los trabajadores manteniendo una comunicación activa con sus miembros.

El futuro del teletrabajo después de la pandemia de COVID-19

A medida que algunos países comienzan a entrar en la próxima fase de gestión de la respuesta a la pandemia de COVID-19, los empleadores se preparan para el regreso de los trabajadores a las oficinas, fábricas y comercios. Sin embargo, la reapertura de los lugares de trabajo y la economía no será estática; puede estar sujeta a los retrocesos provocados por una segunda oleada del virus y, en todo caso, sin duda esto no ocurrirá en un solo día.
En abril de 2020, la OMS emitió un mensaje sin ambigüedad en el que se señalaban los riesgos de regresar al lugar de trabajo de forma precipitada, ya que el levantamiento prematuro de las medidas de distanciamiento físico podría generar un rebrote incontrolado de la transmisión de la COVID-19 y una segunda oleada amplificada de casos (OMS, 2020b).
La incertidumbre en torno al desarrollo y el despliegue de una vacuna segura y eficaz, así como la falta de terapias, dificultarán la recuperación económica y el regreso a la “normalidad” para prácticamente todas las organizaciones. Los países tratarán de hacer una transición controlada de un escenario de transmisión rápida a un estado estable y sostenible de bajo nivel de transmisión o de ausencia de transmisión, y todos los actores del mundo del trabajo deben contribuir a un retorno al trabajo ordenado y bien organizado mediante la adopción de nuevos comportamientos prudentes a corto y medio plazo.
Aún queda por determinar el impacto total de la COVID-19 en los mercados laborales. Sin embargo, es probable que las tasas de teletrabajo sigan siendo significativamente más altas de lo que eran antes de la aparición de la pandemia (véase, por ejemplo, Eurofound, 2020a).
Los gobiernos y los interlocutores sociales tendrán que planificar varios escenarios diferentes, en los que las restricciones aumentarán o disminuirán según la forma en que la epidemia avance o retroceda en su territorio, y deberán prepararse para que los acuerdos de teletrabajo vuelvan a aplicarse de forma generalizada a corto plazo.
Durante el próximo período sumamente incierto, los trabajadores, empleadores y Gobiernos tendrán que adaptarse a una nueva forma de vida y trabajo, que requerirá nuevos comportamientos y nuevas normas. Lo más probable es que implique una forma híbrida o mixta de aislamiento (es decir, teletrabajo) y de desconfinamiento (es decir, la posibilidad de utilizar el lugar de trabajo en condiciones controladas basadas en el distanciamiento físico).
En muchos países, los Gobiernos adoptaron medidas de confinamiento y de teletrabajo ante la situación de emergencia. Los interlocutores sociales a menudo no participaban en la negociación o elaboración de acuerdos de teletrabajo, salvo unos pocos países en los que estos procesos están profundamente arraigados en las organizaciones existentes a todos los niveles, como en Alemania y los países nórdicos. En el futuro, será imperativo garantizar que los interlocutores sociales desempeñen un papel central para aprovechar las enseñanzas extraídas durante las dos primeras fases de la respuesta inicial a la pandemia y de la transición del trabajo en la oficina al teletrabajo, y aplicar estas lecciones para revisar las políticas de teletrabajo existentes o iniciar otras nuevas.
De acuerdo con investigaciones y encuestas preliminares, un porcentaje muy elevado de trabajadores querrían teletrabajar con mayor frecuencia, incluso después de que se hayan levantado las restricciones de distancia física. Además, algunos trabajadores se han dado cuenta de que sus trabajos pueden realizarse fuera de los espacios de oficina tradicionales y ahora también se sienten más cómodos con la tecnología. Muchos dirigentes que anteriormente se oponían a que sus equipos trabajaran desde casa han experimentado que esto se puede lograr y apoyan a los que teletrabajan con más frecuencia. Por ejemplo, según un estudio sobre 1000 propietarios y responsables de PYME en 19 ciudades del Reino Unido, casi una de cada tres PYME (29 por ciento) tiene previsto aumentar el trabajo flexible después de la pandemia (Smith, 2020).

No solo los empleadores y trabajadores consideran la posibilidad de ampliar las modalidades de teletrabajo, los clientes y usuarios también están más dispuestos a aceptar que los servicios que requieren sean prestados por equipos o empleados remotos que trabajan desde lugares alejados.
En el futuro, tanto las empresas privadas como los empleadores del sector público pueden considerar la posibilidad de que una mayor parte de su fuerza laboral teletrabaje después de la pandemia y estos son algunos de los puntos que pueden considerar mientras se preparan para una “nueva y mejor normalidad”:

• Actualizar o elaborar una política de teletrabajo y de retorno al trabajo basada en la experiencia del plan inicial de la COVID-19 que tenga en cuenta la información provista por parte de los trabajadores y la dirección sobre lo que funcionó bien, lo que se puede mejorar y la posible necesidad de inversión en las nuevas tecnologías digitales necesarias para que a largo plazo se realicen actividades comerciales a distancia y se trabaje de manera más eficiente.
• Es primordial que los trabajadores y sus representantes también examinen las enseñanzas que se pueden extraer de la fase actual de la pandemia con respecto a la forma en que la dirección y los trabajadores hicieron la transición al teletrabajo, y que luego utilicen esas experiencias para modificar las políticas de teletrabajo existentes o iniciar nuevas políticas.
• Incluir directrices para la adopción de decisiones relativas a la protección de los grupos vulnerables dentro de la fuerza laboral, como los trabajadores con problemas de salud subyacentes, los trabajadores de edad avanzada, que pueden correr un mayor riesgo de desarrollar problemas de salud graves, los trabajadores que comparten el hogar con una persona que tiene problemas de salud subyacentes, y las mujeres, que probablemente asumen de manera desproporcionada la responsabilidad de la prestación de los cuidados en caso de cierre de las escuelas o las instalaciones de cuidado (OIT, 2020a). Las trabajadoras embarazadas y las madres que han dado recientemente a luz son particularmente vulnerables durante cualquier crisis de salud; por lo tanto, los empleadores deben cumplir con el Convenio sobre la protección de la maternidad, 2000 (núm. 183) de la OIT y el Convenio sobre los trabajadores con responsabilidades familiares, 1981 (núm. 156) y las recomendaciones conexas.
• Evaluar las diversas funciones dentro de la organización a fin de determinar si se pueden realizar mediante el teletrabajo, al menos parcialmente, combinado con un cierto número de días de trabajo en el lugar de trabajo del empleador. Actualizar la política de teletrabajo de la organización en base a estos resultados, así como los planes de teletrabajo individuales de los trabajadores.
• Considerar la posibilidad de enmendar las políticas de teletrabajo existentes para asegurarse de que se observen las condiciones de sus convenios colectivos.
• Evaluar de forma continua la experiencia de los trabajadores con el teletrabajo y supervisar sus necesidades cambiantes mediante encuestas, entrevistas, grupos de discusión y sesiones de preguntas y respuestas, a fin de garantizar que sus voces se incluyan en la formulación y la aplicación de futuras políticas de teletrabajo.
• Evaluar periódicamente las necesidades de aprendizaje de los trabajadores y directivos y desarrollar y ofrecer capacitación específica para mejorar las aptitudes y la confianza necesarias para las nuevas formas de trabajo, incluido el teletrabajo, otras formas de trabajo flexible (por ejemplo, sistemas de tiempo flexible), horarios escalonados, turnos alternos, horarios de rotación, etc.

Los responsables de la elaboración de políticas pueden considerar también las siguientes medidas para ayudar a fomentar un entorno propicio para el teletrabajo tanto en las empresas privadas como en las organizaciones públicas:

• Supervisar y evaluar la adopción de los incentivos financieros propuestos, así como el impacto de los esfuerzos desplegados en materia legislativa durante las etapas iniciales de la pandemia, aprender de estas enseñanzas y seguir avanzando sobre la base de los éxitos a fin de brindar un mejor apoyo a los empleadores para implementar el teletrabajo de manera efectiva.
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• Si aún no lo han hecho, las autoridades nacionales deberían revisar sus planes operativos para hacer frente a la pandemia de COVID-19 en lo que respecta a la prevención y mitigación de las repercusiones sociales de la crisis, el teletrabajo y las esferas que pueden afectar de manera desproporcionada a los grupos vulnerables, como las mujeres, los ancianos, las personas con discapacidad, los migrantes, las familias monoparentales, etc.
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• Diálogo social: Por último, pero no menos importante, es imperativo que los responsables de la elaboración de políticas hagan participar a los interlocutores sociales de las evaluaciones de las enseñanzas que pueden extraerse de la fase actual de la pandemia en lo que respecta a la forma en que la dirección y los trabajadores hicieron la transición al teletrabajo, y que luego utilicen esas experiencias para ajustar, según sea necesario, las políticas de teletrabajo existentes o iniciar nuevas políticas.

7 El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) 2016/679 es un reglamento de la legislación de la UE sobre protección de datos y privacidad en la Unión Europea y el Espacio Económico Europeo. También aborda la transferencia de datos personales fuera de las zonas de la UE y el EEE. Este reglamento protege los derechos y libertades fundamentales de las personas físicas y, en particular, su derecho a la protección de los datos personales.

8 La información de este recuadro proviene de entrevistas confidenciales con representantes de la empresa.

9 La información de este recuadro proviene de entrevistas confidenciales con representantes de la empresa.