Evaluación de Proveedores – ¿una formalidad o una necesidad?

Lic. Ana María Vazquez

La disminución en el crecimiento de la economía mundial, las crisis regionales y la incertidumbre, han llevado a las empresas en todo el mundo a realizar enormes esfuerzos para reducir sus costos de operación. Esto ocurre tanto en grandes multinacionales como en organizaciones locales medianas y pequeñas.

 ¿Cómo se reducen los costos de operación?

Indudablemente, una de las metodologías con más adeptos es la reducción del personal, no la reducción del personal como parte de un plan estratégico  integral, sólo la reducción del personal. Y, en muchos casos, del personal que desempeña funciones claves para la calidad del desempeño de la compañía.

De esta manera,  los primeros que reciben el impacto son los clientes, que ven disminuir la calidad de los productos y/o servicios que la empresa les provee.

Sea cual sea la participación  que la empresa tenga en el mercado no puede darse el lujo de reducirla, sólo tienen  futuro  aquellas empresas que, no sólo mantienen su participación, sino que la incrementan.

El planteo : “es una reducción temporal, hasta que las cosas mejoren”, no contempla el hecho que, en ese momento, muchos de sus clientes actuales serán atendidos por sus competidores.

  Tom Peters  ha establecido que reemplazar US$ 1 de un cliente perdido cuesta US$ 10.

El Aumento en los Costos de la No Calidad

Normalmente, al disminuir los costos de operación reduciendo el personal sin un plan integral como marco,  se genera un aumento sustancial en los Costos de la No Calidad.

El desánimo del personal que no comprende los objetivos de la empresa y se encuentra desempeñando nuevas tareas para las cuáles no fue capacitado, el descuido en el mantenimiento de las instalaciones y equipos provocado por la malentendida reducción de costos, la falta de coordinación entre las distintas áreas de la empresa promovida por la falta de experiencia del personal a cargo, van generando un creciente desorden y disminución en los controles que se reflejan en el aumento de los Costos de la No Calidad.

Al cabo de varios meses, los  empresarios, impotentes frente al desorden generalizado que ha invadido la empresa, comienzan a tomar personal nuevamente apuntando, en general, a postulantes con mayores calificaciones y mayores salarios que sus predecesores.

Nuevamente realizan estas incorporaciones sin un plan integral, lo cual hace que el pronóstico de esta iniciativa esté  plagado de incertidumbres.

En muchos casos un análisis y planificación previa hubiera mostrado que la tercerización de determinadas actividades era la opción más apropiada tanto en costo como en eficiencia.

Los empresarios dispuestos a realizar un análisis crítico de esta experiencia (que no son mayoría),  descubrirán que  la falta de un plan integral previo que contemple todas las potenciales fuentes de reducción de costos, ha dado como resultado final costos adicionales iguales o mayores a las reducciones logradas. Son los Costos de la No Calidad originados en la falta de planificación y prevención.

Mas de 50 años de experiencias acumuladas en el mundo señalan a  compras o suministros como una actividad donde pueden realizarse importantes reducciones de costos a través del desarrollo de una gestión de compras acorde a las necesidades de la empresa. 

¿Necesita su Empresa una Gestión de Compras?

No siempre el tamaño de la organización está asociado a la calidad del desempeño de la misma, aunque es indiscutible que el disponer de mayores recursos es siempre una ventaja. Muchas grandes empresas  descubrieron en la década del 90 que aún era posible realizar importantes ahorros mejorando su gestión de compras.

Sin embargo, la mayoría del las empresas pequeñas y medianas todavía no comprenden la necesidad de una gestión de compras ó consideran que la misma consiste sólo en comunicarse telefónicamente con los proveedores para solicitarles los productos o servicios  requeridos.

Las empresas industriales emplean entre el 50% y el 80% de sus ingresos en la adquisición de materias primas, insumos y servicios. Es fácil darse cuenta  que cualquier ahorro en este área tendrá una incidencia importante en la organización.

El primer paso es establecer cuales son las materias primas, insumos o servicios críticos para la empresa. Son críticos aquellos que inciden en la calidad del producto y/o servicio que reciben los clientes.

En la Fig.1 se muestran los tres  elementos básicos que hacen a la satisfacción de los clientes :

las características del producto/servicio el precio el plazo de entrega

Fig. 1

Estos tres elementos, que son requeridos a la empresa por sus clientes, son, a su vez, los que la empresa debe requerir de sus proveedores.

Criterios para la Evaluación de Proveedores

Cada empresa establece los criterios a emplear para la evaluación así como la ponderación relativa de los mismos.

Habrá quienes aún sostienen que el único criterio valedero para definir una compra es el precio. Parecería que el dicho “lo barato sale caro” no vale cuando se trata de adquirir materias primas, insumos o servicios. Sin embargo es donde más vigencia tiene.

En la Fig. 2 vemos que ocurre  cuando un proveedor se atrasa en la entrega de un producto crítico.

Fig.2

Otros costos que puede generar el atraso en la entrega  y que no están descriptos en el flujograma son los debidos a :

Si bien no es siempre posible tener un sólo proveedor, no sólo es posible “minimizar el costo total”, es indispensable hacerlo.

Minimizar el costo total implica considerar otros criterios de evaluación junto con el precio.
Algunos de los más empleados son :

Es conveniente ponderar los criterios, estableciendo así su importancia relativa.

La Evaluación

Una vez definidos los criterios de evaluación se confecciona un cuestionario/encuesta que los contenga y que permitirá evaluar el grado de cumplimiento del proveedor con los criterios establecidos. Se determina el puntaje para cada proveedor de acuerdo a las respuestas obtenidas y a la ponderación realizada.

Siempre es conveniente llevar a cabo una auditoría al proveedor a fin de verificar que la interpretación de los criterios es común  ambas partes. Y en el caso que se tercerizen  procesos que afectan la calidad del producto/ servicio la auditoría es ineludible.

De acuerdo a los resultados obtenidos los proveedores se agrupan en categorías que se emplean como base para la adjudicación de contratos o para la realización de compras.

Esta categorización se mantiene actualizada a través de la evaluación continua, o sea cada vez que el proveedor realiza una entrega se registra su grado de cumplimiento con los criterios que tienen la mayor ponderación.

Periódicamente se reevalúa a los proveedores a fin de determinar si, en base a la evaluación continua, deben llevarse a cabo  cambios en sus categorías.

Conclusiones

Las actividades relacionadas con el abastecimiento o Gestión de Compras tienen ahora, aparte de su rol táctico tradicional, un rol  estratégico en el desarrollo del negocio debido a su sustancial potencial de ahorro.

Su importancia ha crecido frente al reconocimiento que las empresas lograrán  mejores desempeños enfocándose  en el  núcleo de su negocio mientras trabajan con un enfoque hacia sus proveedores que potencia el éxito mutuo.

Pero esto sólo es posible cuando, a través de un cuidadoso proceso de evaluación, el número de proveedores por producto o servicio  se ha llevado al mínimo.

La evaluación de los proveedores permite al comprador reducir la incertidumbre cuando debe tomar una decisión de compra.