Sistemas ERP como alternativa para el mejoramiento tecnológico de las PYMEs Locales.

En el mercado Pyme local hay un atraso tecnológico en la calidad de productos disponibles para la gestión comercial, producción, recursos humanos y contabilidad. Esto implica que para acceder a mejoramientos en esta área se necesita, o bien, una gran inversión en el desarrollo de software a medida o una trabajosa adaptación a los programas comerciales del mercado, que suelen ser muy rígidos o poco flexibles. Ambas soluciones suelen traer acarreados sus problemas.

El desarrollo a medida implica una inversión muy grande y la elección de un equipo de desarrollo capaz de llevar la tarea adelante. Gran parte de los fracasos en esta área viene dado por una mala estimación de la inversión y proveedores que prometen un producto que después de meses y dinero invertido en desarrollo resulta no ser lo que se esperaba. Cuando se llega a esta instancia el proyecto de desarrollo fracasa o llega a un final que no termina de convencer a nadie. En cuanto a los programas comerciales “enlatados” del mercado, es muy difícil que los mismos cumplan con todas las necesidades de las empresas y muchas veces requieren que la misma se adapte a procesos de trabajo que no son los idóneos.

La implementación de un software en una Pyme es, por un lado, un proceso tecnológico, y por el otro, un proceso humano, que se debe dar en simultáneo para lograr el éxito de la implementación. Muy común es que muchas Pymes compran un software y utilizan un porcentaje muy pequeño de ese programa, para luego recurrir al Excel o a herramientas más precarias para alcanzar soluciones. De nada sirve invertir en desarrollo o en la compra de un software para la modelización o implementación de determinados procesos, que después pueden terminar equivocados u obsoletos por la evolución de la misma empresa y no pueden corregirse. Debido a la heterogeneidad del mercado de Pymes es difícil armar una herramienta única de software para encarar los problemas de una empresa cualquiera de cualquier rubro. Por lo general siempre se piensan en soluciones verticales poco adaptables entre diferentes mercados o diferentes rubros, muchas empresas optan por los desarrollos a medida o se adaptan a software que quizás no son la solución ideal para su sistema de trabajo. Para que esto no ocurra, el software o la aplicación en particular tienen que ser lo suficientemente flexible para ir evolucionando con la empresa, hasta lograr los procesos estándar más eficientes, o adaptarse a la nueva escala de la empresa.

Otro problema, a nivel para la implementación de nuevas tecnologías no solo viene por un problema de acceso sino también material. Las empresas por lo general tienen hardware de diversa calidad perteneciendo a generaciones desde muy antiguas a muy nuevas que no poseen la capacidad de utilizar el mismo sistema con las mismas prestaciones. Esto las obliga a moverse al ritmo de sus equipos más lentos, porque las aplicaciones de informáticas tienen que ser corridas en todas sus estaciones, por eso siguen existiendo softwares en sistemas como DOS. Tecnología arcaica. Invertir en hardware muchas veces es prohibitivo o no la más racional de las decisiones porque para empresas medianas o pequeñas la inversión tecnológica no debe superar determinados parámetros materiales y racionales. Un problema menor pero no menos importante, también es, la incapacidad de tener diversos sistemas operativos trabajando con un mismo sistema, esto lleva muchas veces a estar cautivo de un sistema operativo o de una plataforma tecnológica (Windows – Microsoft) sin que ni siquiera pueda plantearse la posibilidad de migrar a tecnologías o más eficientes o más baratas (caso Linux, Unix, Macintosh y Solaris).

En los últimos años apareció un nuevo enfoque en la tecnología de desarrollo de software para empresas, como es el caso de productos ERP. Estos productos tratan de brindar cierta flexibilidad a la hora de implementar un software en una empresa. Recién en el último año en la Argentina se están empezando a ofrecer soluciones para el sector productivo y la gestión de presupuestos, concentrándose hasta ahora principalmente en la gestión contable o comercial (ej.: en este año recién se ve a Sistemas Bejerman que lanza un sistema de gestión productiva).

Por sus siglas en ingles: Enterprise Resource Planning, lo cual quiere decir en español Aplicaciones de Planeación de Recursos Empresariales. Entrando un poco más en detalle podemos decir que se trata de un software que le permite a una compañía automatizar e integrar la mayor parte de sus procesos de su negocio, compartir datos, producir y acceder a la información en tiempo real.

Los sistemas ERP proveen una integración empresarial, pues como se mencionó, administran la información de las diferentes transacciones y operaciones, el cual fue diseñado para mejorar el flujo de datos entre los distintos departamentos de una organización. Estos sistemas soportan las múltiples actividades o procesos de la empresa debido a su diseño modular, incluyendo planeación de producción, compras, inventarios, proveedores, etc. La tendencia por adoptar este tipo de sistemas ha dominado desde los inicios de 1990 y por lo general los ERP desde su creación han sido conceptualizados como plataformas que requieren una gran inversión económica y requieren la mayor parte de de las veces, de una reestructuración organizacional o reingeniería de los procesos de la empresa. En la actualidad se sabe que prácticamente cualquier empresa de tamaño considerable (grande) se apoya en un ERP para realizar sus operaciones diarias sin embargo hoy en día las empresas pequeñas y medianas también están enfocando sus esfuerzos para adquirir estos sistemas, sin embargo existe el prejuicio generalizado por parte de las PyME’s de que los sistemas de estas características están fuera de su alcance.

  En la argentina existen dos grandes líneas de proveedores de software ERP, por un lado las grandes como SAP y Oracle (incluyendo PeopleSoft adquirida por Oracle hace poco) y los proveedores locales con productos mas accesibles como Calipso WAN, BAS, TANGO o Bejerman. Los primeros se orientan principalmente al mercado de las empresas grandes (casos como Acindar con inversiones de cientos de miles de dólares) mientras que los segundos se orientan hacia las PYMES. Actualmente el costo del sistema, por sí solo, permite a las PYMES pensar en realizar un proyecto de implementación ERP .  Sin embargo los productos en el mercado varían muchísimo en calidad y prestaciones de una empresa a otra. 

Trataremos de mostrar que los sistemas ERP no están fuera de alcance para las PYMES en términos económicos, pues existen soluciones accesibles, y advertir sobre los puntos a tener en cuenta a la hora de elegir un proveedor.

Evaluación de Soluciones ERP

Como se mencionó anteriormente, el objetivo principal de los ERP es satisfacer los diferentes requerimientos de información de la empresa tanto interna como externa para lograr un mejor manejo empresarial, eficiente, con datos precisos, en tiempo y veraces de fácil comprensión y manipulación; permitiéndole a los ejecutivos y analistas de información tomar decisiones para realizar las acciones pertinentes y definir las estrategias a implementar en el futuro.

Actualmente los sistemas ERP no son solamente para los corporativos que son capaces de absorber inversiones millonarias ya que las PYMEs también pueden sacarle provecho si se tiene una adecuada planeación y un poco de paciencia; podemos decir que hoy en día los sistemas ERP son para todos, ya existen diferentes compañías que están especializadas en tratar de satisfacer las necesidades de la pequeña y mediana industria en donde tienen aplicaciones específicas para cada ramo industrial en donde solo se necesita realizar unos pocos ajustes para dejarlo casi perfecto para la empresa además de que también cuentan con planes de financiamiento accesibles y proporcionan todos los servicios de asesoría y soporte al cliente.

Entre las principales razones que justifican el por qué deben las empresas invertir en un sistema ERP podemos encontrar:

·                     – Se reduce la incertidumbre con respecto a la veracidad de la información, es decir todas las áreas de la empresa manejan la misma información integrada, no existen diferentes sistemas departamentales que hacen que pueda haber datos corruptos y que ponen en duda la veracidad de la información y por lo tanto ponen en peligro la toma de decisiones.

                     – Mejora considerable en la comunicación interdepartamental permitiendo tener un mayor conocimiento de lo que esta sucediendo en la empresa.

·                     – Se elimina la duplicidad de información, se cuentan con datos más robustos produciendo información más confiable.

·                     – Se hace más eficiente la integración de los procesos comerciales.

·                     – El aumento de la productividad es inminente gracias a la automatización de los procesos y la integración del negocio

•  La centralización de la información permite el uso de herramientas de análisis para poder evaluar mejor el funcionamiento del negocio. En las pymes este tipo de análisis muchas veces se vuelve imposible por la dispersión de la información y la falta de herramientas sencillas para el análisis. Este punto es algo a tener en cuenta a la hora de elegir la aplicación

Los puntos anteriores son ventajas consideradas al momento de adquirir un sistema ERP , sin embargo, la implementación de dichos sistemas no es una tarea fácil. Deben tenerse muchas consideraciones y tomar en cuenta factores que generalmente pasan desapercibidos, es por ello que a continuación se menciona n algunos de los aspectos más importantes, a manera de recomendación para la Pequeña y Mediana Empresa:

Factores Humanos:

– Es de vital importancia fomentar los conocimientos tecnológicos en todas las áreas de su empresa a través de la capacitación continua. Cuantos mayores sean las capacidades del personal, más fácil y rápida será la implementación de un sistema ER o de cualquier otro sistema.

·                     – Enfocarse en los factores humanos o habilitadores sociales, indispensables para que el proyecto de ERP sea exitoso, las deficiencias en esta área han probado ser causa de gran número de fracasos de implementación. Entre dichos elementos se encuentran principalmente:

o        Liderazgo comprometido

o        Comunicación abierta y honesta

o        Equipo de implementación balanceado y con poder delegado ( empowerment )

·         El encargado del proyecto debe ser un líder que tenga conocimiento tanto técnico como de negocios y  credibilidad ante sus subordinados y ante la alta dirección, la cual a su vez debe apoyarlo incondicionalmente, siendo un patrocinador ( sponsor ) del proyecto.

·         Es necesario definir claramente el objetivo y visión del proyecto del negocio y realizar un plan de trabajo bien definido, incluyendo la metodología y el tiempo estimado para la consecución de cada uno de los procesos a seguir para la correcta implementación

·         La implementación de este tipo de tecnologías constituyen un cambio organizacional importante, por lo que es importante observar y tomar en cuenta el tipo de cultura organizacional de la empresa.

Factores Tecnológicos:

·         En la argentina las pymes muchas veces muestran un gran atraso en el área de sistemas de la información por lo cual se debe tener en cuenta a la hora de implementar cualquier sistema más moderno el gasto asociado para actualizar software y hardware. Por esta razón se debe tratar de elegir aplicaciones que tengan los menores requerimientos de hardware y software asociados sin perder prestaciones ni funcionalidades.

·         Se debe de buscar un software especial el cual ofrezca una integración real entre aplicaciones, que permita tener en un mismo entorno todos los elementos necesarios para la empresa. Se debe incorporar aplicaciones que estén basadas en tecnología WEB que permitan lograr bajos requerimientos tecnológicos para los puestos de trabajo y al mismo tiempo preparar las condiciones para integrar el sistema con soluciones de comercio electrónico.

En la siguiente figura se observan cuatro factores críticos considerados de éxito para cualquier proyecto relacionado con tecnología:

En ella podemos observar que las herramientas tecnológicas de hardware y software son apenas una parte de los aspectos a tomar en cuenta en el proyecto de ERP, teniendo mayor peso en conjunto aquellos factores relacionadas con el aspecto humano y social.

Costos Escondidos

Una consideración importante a tomar en cuenta son los “costos escondidos” de los ERP , es decir, todos aquellos aspectos que generalmente no son considerados al momento de hacer la evaluación de la viabilidad del proyecto y que en muchas ocasiones terminan en el fracaso del proyecto, especialmente en los casos de las pequeñas y medianas empresas, las cuales cuentan con recursos gravemente limitados. Entre ellos encontramos principalmente aquellos costos de:

·                     Capacitación: El costo proviene del hecho que los trabajadores tienen que aprender una nueva forma de realizar sus funciones (nuevos procesos), lo cual va más allá de únicamente aprender a utilizar una pantalla.

·                     Procesos de integración y pruebas: Es importante tener en mente que la implantación de ERP no consiste únicamente de la instalación del software en una computadora, sino que adicionalmente se debe comprobar la integración de la información a través de los distintos módulos del sistemas, para lo cual se realiza un proceso de pruebas que requerirá de recursos humanos, temporales y económicos.

·                     Conversión de datos: gasto referente a la adaptación de la información almacenada en los sistemas actuales para que pueda ser procesada por el nuevo sistema ERP .

CONCLUSION  

En este trabajo se han descrito los factores más importantes para aumentar la probabilidad de éxito en la implementación de un sistema ERP en una PyME.    El aspecto mas relevante considerado en este artículo fue el de advertir a las empresas pequeñas que la adquisición del software ERP es apenas una parte necesaria de los requerimientos de un proyecto de esta índole, hablando en términos de inversión económica. Una buena parte de los esfuerzos fallidos tienen su principal causa en que la empresa no estimó ni previno el desembolso económico total que debe realizarse para establecer la infraestructura tecnológica necesaria para soportar un sistema ERP . Este es el criterio clave a la hora de elegir un producto y las personas o empresas que van a estar encargadas de la implementación y modelización de la solución ERP.

A partir de esto podemos sacar algunas conclusiones prácticas que pueden ser de mucha utilidad a la hora de elegir un proveedor de sistemas ERP. En primer lugar se debe prestar atención a las funcionalidades ofrecidas, tratar de determinar si cubren de alguna manera todas las necesidades de la empresa. Muchos productos ERP se comercializan por medio de módulos con diferentes áreas funcionales como: gestión comercial y contable, administración de producción, Recursos Humanos, herramientas de análisis, etc., hay que asegurarse que el sistema elegido cubra grosso modo todos los aspectos requeridos por la empresa y los que se considere que serán necesarios en algún futuro.

En segundo lugar si las funcionalidades ofrecidas por el sistema tienen realmente la capacidad de adaptarse a los esquemas de trabajo de la empresa, es decir si pueden ser modificados o modelizados para poder responder a procesos específicos de la empresa. También debe tener la capacidad de poder modificarse en un futuro para responder a nuevas necesidades sin que ello implique una completa reingeniería del producto.

Asegurarse que el proveedor elegido haga una propuesta honesta de implementación donde se contemplen los requerimientos tecnológicos (programas, equipos, etc.) necesarios para poder llevar a cabo una implementación exitosa. Debe especificar que servidores, programas de base de datos, estaciones de trabajo, etc., son necesarios para tal fin. También debe incluir horas de capacitación para el personal y el costo de mantenimiento si es que es aplicable (abonos de servicio, actualizaciones, etc.).

Un último punto a tener en cuenta es la migración de aplicaciones anteriores. Se tiene que pautar con el proveedor o implementador ERP, de que manera y con que costos extras se hará la migración de los datos de sistemas anteriores. Se tiene que analizar que información será migrable (o conveniente migrar) o no, en que tiempo y a que costo.

Podemos concluir que las empresas PyME’s Argentinas tienen una oportunidad real de acceder a este tipo de sistemas, adoptando soluciones adecuadas a su tamaño y posibilidades, las cuales les permitirán eficientar su operación interna al dejar de lado aplicaciones de administración inadecuadas, las cuales no ofrecen una plataforma completa de gestión empresarial. El paso hacia un sistema de estas características puede requerir de un esfuerzo económico y humano importante pero los resultados finales lo justifican ampliamente.

Marcos Buccellato

Kalliope

Ingeniería de Sistemas

www.kalliope.com.ar