Inspecciones efectivas del lugar de trabajo

Las inspecciones del lugar de trabajo ayudan a prevenir la ocurrencia de lesiones y enfermedades. A través de la observación cuidadosa del lugar de trabajo, las inspecciones identifican y registran los peligros existentes a fin de tomar las medidas correctivas.

Con este artículo proponemos una ayuda a la gestión de prevención de riesgos en cuanto a planificar, dirigir, informar y evaluar las inspecciones. Las sugerencias que se presentan aquí en resumen, pueden ser útiles para realizar las inspecciones dentro de un programa global.

Papel de las inspecciones

Una parte esencial de cualquier programa de salud y seguridad es que los miembros del grupo inspector examinen el lugar de trabajo, a fin de:

• Escuchar las preocupaciones de los trabajadores y supervisores.
• Obtener una mayor comprensión de los trabajos y tareas.
• Identificar los peligros existentes y potenciales.
• Determinar las causas fundamentales de los peligros.
• Monitorear los sistemas de control de los peligros (equipos de protección personal, creación tecnológica de métodos de control, políticas, procedimientos).

Planificación de las inspecciones

La planificación juega un papel fundamental para que la inspección sea efectiva Los trabajadores y la gerencia son responsable de identificar las condiciones inseguras del lugar del trabajo. Eso se logra mediante la participación activa y compartida entre los miembros del equipo de inspección.

Aspectos que deben ser determinados

Un método de inspección efectivo identifica todos los tipos de peligros. Toda inspección debe  examinar los siguientes aspectos: quién, qué, dónde, cuándo y cómo.

Ponga especial atención a aquellos componentes que presenten la mayor probabilidad de desarrollar condiciones inseguras o perjudiciales para la salud a causa de tensiones, desgaste, impacto, vibración, calor, corrosión, reacción química o uso inadecuado. Los componentes críticos de una máquina específica incluyen el punto de operación, las partes móviles y los accesorios.

Ninguna área de trabajo está totalmente libre de peligros. Inspeccione cada vez toda el área de trabajo. Incluya las áreas en las que el trabajo se realiza con regularidad, como por ejemplo las áreas de estacionamiento, los lugares de descanso, las áreas de almacenamiento y las oficinas.

Varios grupos de inspección pueden tener responsabilidades diferentes. Esto se puede realizar en dos formas:

• Cada grupo de trabajo inspecciona un área separada, como los patios, bodegas, mantenimiento, oficinas y líneas de montaje, por ejemplo.
• Cada grupo de trabajo revisa una clase de ítems específicos, como herramientas, edificios, servicios, materiales y equipo móvil.

La alternativa que elija el grupo inspector depende de si se propone obtener informes de los peligros según las áreas del lugar de trabajo o de acuerdo a las categorías de peligros.

Puede ser conveniente alternar las dos formas de un mes a otro

Componentes del lugar de trabajo

Para que una inspección sea efectiva, preste atención a todos los componentes del lugar de trabajo: el ambiente físico, el equipo y el proceso

Ambiente: ruido, vibración, luz, temperatura y ventilación
Equipos: materiales, herramientas, aparatos para producir productos y servicios
Procesos: Interacción de los trabajadores con otros elementos de una serie de operaciones

Tipos de peligros

En el lugar de trabajo existen cuatro tipos de peligros:

• Peligros biológicos ocasionados por organismos vivos como virus, bacterias, hongos, etc.
• Peligros químicos ocasionados por un material sólido, líquido, vapor, gas, polvo, o niebla.
• Peligros de tipo ergonómico ocasionados por las exigencias de orden anatómico, fisiológico y psicológico impuestas sobre el trabajador, como la iluminación, el diseño del equipo y la tasa de producción.
• Peligros de naturaleza física producidos por el ruido, vibración, energía, condiciones climáticas, calor, frío, electricidad y radiación.

Requerimientos de información

Diagrama del área:
Use los planos de la distribución de la planta como un medio de ayuda para trazar un diagrama. Divida el lugar en áreas según el proceso.

Use varios diagramas sencillos si el área es grande. Concéntrese en los tipos particulares de riesgos existentes en el área.

Inventario de los equipos:
Conozca el tipo de maquinaria o equipos que se utilizan en el lugar de trabajo. Revise los manuales de información de los fabricantes y las normas de seguridad y de procesos para familiarizarse con el potencial de los equipos en producir riesgos o accidentes.

Inventario químico:
Determine que sustancias químicas se emplean en el lugar de trabajo, verifique las hojas de seguridad, fichas de seguridad, msds, etc. Averigüe los controles de las fuentes reales o potenciales. Que todo el personal este capacitado en el manejo de químicos. Que todas las sustancias estén rotuladas con sus nombres, medidas de prevención y condiciones de almacenamiento.

Listas de comprobación:
El uso de listas de comprobación ayuda a clarificar las responsabilidades de la inspección, controla las actividades de inspección y provee un informe de dichas actividades de inspección. Las listas de comprobación permiten realizar un registro fácil de los hallazgos y comentarios en el lugar de los hechos. Pero hay que ser cuidadoso. No permita que el personal de inspección centre tanto su atención en la detección de los detalles de la lista y pase por alto otras condiciones peligrosas.

Use las listas de comprobación únicamente como una herramienta básica. Consulte las reglamentaciones vigentes, normas aplicables y  bibliografía con modelos de listas de comprobación.

Informes:
Los registros de inspección son importantes. Los registros de las inspecciones realizadas en el pasado ponen de manifiesto lo que se ha identificado anteriormente. También muestran los aspectos en los que el personal de inspección ha centrado su atención y las áreas que la inspección no ha cubierto. El informe de inspección puede llamar la atención sobre posibles peligros. Pero no se limite simplemente a repetir o copiar las inspecciones previas. Utilice el informe de inspección para determinar si se han implementado las recomendaciones anteriores.

Programas de inspección

Nadie puede estimar con exactitud el tiempo que se va a requerir para efectuar una inspección, aunque se recomienda poner un límite de tiempo. Esto depende de lo que se descubre, de las inquietudes que se plantean y de la extensión y complejidad del área de trabajo. Se puede calcular el tiempo una vez que se logre establecer una línea de base. Las inspecciones son ineficientes cuando el tiempo asignado permite únicamente solo dar una mirada precipitada a los problemas más notorios. Tome en cuenta los turnos de trabajo y los cambios con respecto a materiales, equipos o procesos nuevos, por ejemplo.

El propósito de la elaboración de un programa es asegurar que se realice el número suficiente de inspecciones a fin de mantener el lugar de trabajo libre de peligros.

• Cuándo se va a inspeccionar cada área o aspecto dentro del lugar de trabajo.
• Quién lleva a cabo la inspección.
• Cuál es el grado de detalle con el que se va a inspeccionar cada área o aspecto.

Con el fin de decidir cuántas inspecciones se requiere efectuar, cuánto tiempo deben durar y con cuánta frecuencia se requieren, tenga en consideración lo siguiente:

• El número y volumen de las diferentes operaciones de trabajo.
• El tipo de equipo y procesos de trabajo los que son peligrosos o potencialmente peligrosos pueden requerir de inspecciones más regulares.
• El número de turnos -puede variar la actividad de cada uno de los turnos.
• Los procesos nuevos o la maquinaria nueva que requieren inspecciones especiales cuando se los introduce en el lugar de trabajo.

Dirección de las inspecciones

Discuta el recorrido de la inspección planificada antes de realizar la inspección. Analice los lugares a los que van a ir los miembros del personal de inspección y lo que van a buscar. (Por ejemplo, durante la inspección, agrúpese para planear estrategias de acción antes de ingresar a áreas en donde haya ruido. Esto elimina la necesidad de hacer señas con las manos, gritar o utilizar otros métodos de comunicación insatisfactorios).

El grupo inspector no puede proceder a la inspección como un todo. Se recomienda que los miembros tengan una tablilla con sujetapapeles o un bloc de papel para notas y las listas de comprobación para el área o los ítems que se va a inspeccionar. También se les debe permitir que realicen la inspección a su propio ritmo. Deben usar los EPP que se requieran. Si algún miembro no tiene los EPP adecuados y tampoco los puede conseguir, no debe ingresar al área. Enumere este aspecto como una deficiencia durante la inspección. Vuelva a inspeccionar el área cuando reciba los EPP.

Los profesionales, el personal de mantenimiento y otros especialistas deben estar listos para proveer la información sobre equipos o procesos especiales. El grupo inspector puede invitar a otros especialistas en medio ambiente, calidad, protección contra incendio, etc., a fin de que se integren al grupo de inspección para que les ayuden a inspeccionar ciertos aspectos de un área de trabajo determinada o bien por políticas de gestión integral.

Participación de los Supervisores

Los supervisores son responsables de prevenir las situaciones que producen accidentes. Una de las mejores herramientas en la prevención de accidentes es la inspección. Los supervisores tienen una ventaja en las inspecciones de seguridad, debido a que están familiarizados con los trabajadores, los equipos y las condiciones diarias del lugar de trabajo. Esta familiaridad también constituye una desventaja en cuanto puede interferir con la objetividad de un supervisor, Antes de inspeccionar un área el grupo inspector debe comunicarse con el supervisor responsable. Esta persona tiene información que es importante para la inspección y debería acompañar al grupo de inspección. Pero el supervisor no debería actuar como un guía del recorrido. Si el supervisor del área no acompaña al grupo de inspección, consulte a este antes de salir del área. Analice cada una de las recomendaciones con el supervisor. Comunique inclusive los aspectos de menor importancia, los cuales el supervisor puede corregir de inmediato. Anótelos en el informe como problemas ya corregidos. Esto permite llevar registros claros y sirve como un recordatorio para examinar la situación durante la próxima inspección. Aun cuando es probable que un supervisor interprete el informe como una crítica, los miembros del grupo inspector no pueden dejar de informar sobre los peligros. Las inspecciones constituyen un medio para descubrir los hechos y no para descubrir las fallas. Conserve la objetividad y mantenga una actitud firme, amistosa y justa. Un trabajador o supervisor puede solicitar que los miembros del grupo inspector recomienden la adquisición de equipos nuevos y la implementación de cambios en las tareas. Registre en las notas cualquier recomendación que tenga que ver con la y la de los trabajadores y téngalas en cuenta para incluidas en el informe. Tenga cuidado de no prometer a los trabajadores o supervisores más de lo que pueda darles.

Si un miembro grupo de observa a una persona que al parecer trabaja sin seguridad pídale al supervisor que ordene se detenga la acción. Pregunte al trabajador y al supervisor y la razón por la cual se realiza la tarea en esa forma y si existen otras acciones alternativas.

La persona podría estar trabajando según las instrucciones impartidas por el supervisor y tal vez adquiera una actitud defensiva. También es probable que la suposición del miembro del grupo de supervisión sea incorrecta. Le corresponde al supervisor exigir el cumplimiento de las normas del lugar de trabajo y es tarea del miembro del grupo de inspección realizar este trabajo y presentar el informe respectivo.

Observación

Descubra las prácticas de trabajo que se apartan de los límites aceptables. Utilice expresiones tales como: Se observó que un trabajador estaba operando una máquina sin un dispositivo de protección. No use la que se obtiene como resultado de las inspecciones para imponer medidas disciplinarias.

A continuación se mencionan algunas prácticas de trabajos deficientes y comunes:

• Utilizar maquinaria o herramientas sin la debida experiencia
• Operar a velocidades inseguras o en inobservancia de otras prácticas de trabajo seguras
• Retirar dispositivos de protección u otros mecanismos de seguridad o utilizarlos de modo que sean ineficaces
• Utilizar herramientas o equipos defectuosos, o emplearlos en forma insegura.
• Sobrecargar, amontonar o no equilibrar los materiales o manejarlos en otras formas inseguras, incluido el levantamiento inadecuado de objetos.
• Reparar o regular equipos que están en movimiento, bajo presión o con tensión eléctrica.
• Dejar de usar los EPP u otros dispositivos de seguridad o mantenerlos o usarlos en forma inapropiada
• Generar condiciones inseguras, contrarias a las prácticas sanitarias o de salud, mediante una higiene personal inadecuada, el uso de aire comprimido para limpiar prendas de vestir, un deficiente cuidado físico del lugar de trabajo o fumar en áreas no autorizadas.
• Permanecer debajo cargas suspendidas, andamios, ejes o compuertas abiertas

Principios de la inspección

Cuando se llevan a cabo las inspecciones, siga estos principios básicos:

• Llame la atención sobre la presencia de cualquier peligro inmediato (otros aspectos pueden esperar por el Informe final).
• Desconecte y asegure cualquier pieza o equipo que no cumpla con las normas de operación segura hasta repararlos.
• No opere el equipo. Pida al operador que realice una demostración. Su atención debe estar enfocada en que el operador de cualquier pieza o equipo sepa los peligros que pueden estar presentes. Nunca pase por alto pieza o equipo alguno porque usted no posee el conocimiento necesario para formular un juicio adecuado sobre la seguridad.
• Mire en todos los sentidos, hacia arriba, abajo, alrededor y por dentro. Sea metódico y meticuloso. No malogre la inspección con una perspectiva orientada a dar una ojeada a la ligera.
• Describa con claridad en cada peligro y su localización. Procure realizar un registro en el sitio de todos los hallazgos, a fin de evitar olvidarlos. Registre lo que ha examinado y lo que no ha examinado en caso de que se haya interrumpido la inspección.
• Formule preguntas, pero sin que esto implique necesariamente alterar las actividades de trabajo. Esto puede interferir con la evaluación efectiva de la función de la tarea y también puede generar una situación potencialmente peligrosa.
• Tenga en cuenta las condiciones estáticas (en la posición de parada) y dinámicas (en movimiento) de la pieza o equipo que está inspeccionando. Si se apaga una máquina, considere el momento en que esté funcionando de nuevo.
• Analice las situaciones como del grupo. Pregunte lo siguiente: ¿Puede cualquier problema, peligro o accidente generarse de esta situación cuando se esté revisando el equipo, proceso o condiciones físicas del lugar de trabajo?. Determine cuales son las correcciones o controles apropiados
• No trate de detectar todos los peligros confiando simplemente en lo que puede apreciar a través de sus sentidos o por lo que observa durante la inspección. Es probable que tenga que monitorear el equipo para medir los niveles de exposición a substancias químicas, ruidos, radiación o agentes biológicos.
• Tome una fotografía si no puede describir con claridad o esbozar una situación en particular (pida permiso previamente informando el motivo)

Presentación de informes

Para elaborar un informe, describa por escrito la condición insegura observada y los métodos de control que recomienda. Anote el nombre del  área o departamento que ha inspeccionado, la fecha y los nombres del grupo que ha realizado la inspección y  los títulos en la parte superior de la página. Enumere cada aspecto en forma consecutiva seguido de una clasificación de los peligros de estos aspectos, de acuerdo con el esquema que seleccione.

Especifique con exactitud lo que ha detectado y su localización en forma precisa. En lugar de mencionar la existencia de una “máquina sin protección”, coloque “falta el dispositivo de protección en la polea del equipo nº xx en el establecimiento xxxx”.

Asigne un nivel de prioridad a los peligros que ha observado a fin de indicar la urgencia con la que se requiere la acción correctiva. Por ejemplo:

A = Prioridad principal – requiere acciones inmediatas
B = Grave – requiere acciones a corto plazo
C = Prioridad menor – requiere acciones a largo plazo

Si el lugar de trabajo necesita que se realice una acción para controlar o eliminar los peligros, asegúrese de que  la gerencia esté al tanto de los problemas en una forma concisa y basada en hechos. La gerencia debería estar en capacidad de comprender y evaluar los problemas, determinar el orden de prioridad de cada uno de ellos y tomar decisiones con celeridad.

Después de haber elaborado una lista de los peligros, especifique la acción correctiva que recomienda y establezca una fecha de corrección definida. Cada miembro del grupo de inspección debería revisar este material con el fin de verificar si reúne las condiciones de precisión, claridad y minuciosidad.

Tome de inmediato las medidas que se requieran. Cuando la corrección permanente requiere tiempo, tome cualquier medida temporal posible, como cercar el área, excluir el equipo marcándolo con etiquetas o colocar avisos de advertencia.
Un informe de inspección es efectivo solo si las personas que tienen la facultad de implementar recomendaciones reciben oportunamente el informe de los resultados de la inspección. Estas personas podrían ser las siguientes:

• Supervisores.
• Responsables de Salud y Seguridad en el Trabajo.
• Gerentes de Mantenimiento y/o Fabricación.
• Presidentes de la Compañía.

Seguimiento y/o Monitoreo

Revise la información obtenida luego de realizar las inspecciones a fin de identificar qué áreas requieren medidas correctivas inmediatas. Identifique las tendencias como parte del monitoreo de la efectividad global de los programas de salud y seguridad. El análisis de los informes de inspección puede revelar lo siguiente:

• las prioridades para la aplicación de medidas correctivas.
• la necesidad de mejorar las prácticas de trabajo seguras.
• una comprensión de la razón por la cual los accidentes están ocurriendo en áreas particulares.
• Las áreas y los equipos que requieren un análisis más profundo de los peligros.

Los miembros del grupo inspector necesitan que la gerencia les entregue oportunamente un informe sobre los resultados obtenidos. Requieren que se les informe cuál será la acción que se deberá tomar antes de la realización de la próxima reunión de seguimiento. Si no se demuestra que existe alguna forma de interés, los miembros del grupo inspector perderán su motivación y determinación para llevar a cabo inspecciones efectivas del lugar de trabajo. Los plazos de vencimiento para el cumplimiento que se establecen en el informe servirán también como un indicador del compromiso de la gerencia con las inspecciones del lugar de trabajo.

Los responsables de salud y seguridad deben revisar el progreso de las recomendaciones, en especial cuando estas guardan relación con la educación y el entrenamiento de los empleados. También es responsabilidad del grupo inspector estudiar la información de los resultados sobre las inspecciones periódicas. Esto ayudará a identificar las tendencias en cuanto al mantenimiento de un programa de salud y seguridad efectivo.

Conclusión

Un grupo inspector conjunto de salud y seguridad ocupacionales puede inspeccionar un lugar de trabajo en forma efectiva si utiliza las técnicas descritas para la planificación, conducción, elaboración de informes y monitoreo. Este ejercicio puede servir de ayuda para el éxito del programa global en cuanto a prevenir lesiones y enfermedades.

Por: Ing. Eduardo Javier Granda

Referencias:
Supervisor´s Safety Manual – National Safety Council – 7º edición

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