Guía para Auditoria de Producción Más Limpia – Perú – Parte 03

6. Paso 3: Verificación y actuación
6.1 Dar seguimiento a las acciones correctivas
Se deben llevar a cabo las acciones correctivas acordadas en la Auditoria. Para ello es importante formular un Plan de Acción (Véase el Anexo E). Esto usualmente se realiza en la reunión de cierre o luego de la presentación del Informe de Auditoria. El plan de trabajo debe incluir quién toma qué acción, cuándo y con qué recursos. Este programa estará sujeto a seguimiento durante las reuniones de gestión.
6.2 Presentar Informe a la Alta Dirección
Los informes son una parte importante de la auditoria y los sistemas de gestión. Se debe preparar para la Gerencia un Informe de la Auditoria de Producción Más Limpia dentro de un período de tres semanas.
El Informe de Auditoria de Producción Más Limpia debe ser elaborado de manera clara y concisa, porque éste debe:

• Presentar toda la información disponible sobre las operaciones unitarias, materias primas, productos, consumos de agua y energía;
• Definir las fuentes, cantidades y tipos de residuos generados.;
• Identificar claramente donde se ubican los procesos ineficientes y las áreas con inadecuada gestión;
• Identificar las actividades que pudieran estar causando impacto ambiental e informa sobre su cumplimiento legal.;
• Identificar dónde existen oportunidades de Producción Más Limpia, estimar su costo de implementación y cuantificar los beneficios potenciales;
• Priorizar las oportunidades de Producción Más Limpia identificadas. La prioridad debe darse en base a medidas con mínima inversión o inversión cero y a aquellas con periodos muy cortos de recuperación de la inversión;
• Incorporar un “Plan de Acción”, que describa cómo deben ser implementadas las medidas de Producción Más Limpia en la empresa.

Los cálculos contemplados en las recomendaciones de prevención de la contaminación y de eficiencia energética deberán considerar los planes de crecimiento de la empresa.

Si el Informe de Auditoria es persuasivo y convincente, es más probable que la Gerencia inicie una acción inmediata. Para escribir informes de auditoria efectivos, es importante:

• Entender a los usuarios y lectores de los documentos del Informe de Auditoria;
• Usar los cinco elementos de una observación para darle forma al escrito: condición, criterio, causa, efecto y recomendación;
• Revisar la escritura viendo la lógica, claridad, impacto, tono, concisión y legibilidad;
• Usar tendencias actuales de informes de Auditoria, incluyendo estilo colaborativo, consultivo;
• Resaltar claramente los potenciales de ahorro de costos;
• Señalar claramente riesgos y responsabilidades de la Dirección.

Para documentar las actividades de Producción Más Limpia, se ha propuesto una gran variedad de formatos de Informes en muchos manuales/documentos.
A manera de ejemplo, en el Anexo F se muestra un formato de auditoria de Producción Más Limpia.

7. Requisitos del equipo auditor
7.1 Atributos personales
El auditor ideal tiene un número de cualidades clave:

• Diplomacia.
• Habilidad para escuchar y buenas técnicas de comunicación.
• Actitud crítica.
• Flexibilidad para adaptarse a la cultura de la empresa.

7.2 Conocimientos y habilidades
El equipo auditor debe comprender el proceso desde diferentes puntos de vista: Teórico, práctico, de la empresa, de los trabajadores, de eficiencia y del ambiente, y debe tener conocimiento acerca de prácticas de Producción Más Limpia en el sector auditado. La curiosidad técnica del equipo auditor es indispensable sobre todo para detectar y medir pérdidas por el inadecuado manejo y control de parámetros operativos (por ejemplo, inadecuado cálculo y/o aplicación de especificaciones técnicas), incluyendo derrames, fugas y otros.

El rol del auditor debe ser estimulante y activo. El auditor de Producción Más Limpia puede jugar un rol importante para identificar residuos innecesarios, cuestionar prácticas existentes y estimular nuevas y mejores soluciones.

El auditor debe tener conocimiento de legislación, regulaciones, códigos y estándares organizacionales relevantes.
La autoridad, reconocimiento y apoyo dentro de la organización, le debe permitir:

• Acceso a personal y asesores capaces de traducir cumplimiento de obligaciones. legales u otros a procedimientos organizacionales diarios.
• Acceso a todos los niveles de la organización, como sea necesario.
• Acceso a los responsables de la toma de decisiones.

7.3 Requisitos adicionales del líder del equipo auditor
Los líderes de los equipos auditores deben tener conocimientos y habilidades adicionales con el fin de conducir la Auditoria de manera eficiente y eficaz.
El auditor líder debe ser capaz de:

• Planificar la Auditoria y hacer un uso eficaz de los recursos durante su desarrollo;
• Representar al equipo auditor en las comunicaciones con el cliente y la empresa auditada;
• Organizar y dirigir a los miembros del equipo auditor;
• Proporcionar dirección y orientación a los auditores en formación;
• Conducir al equipo auditor para llegar a las conclusiones de la Auditoria;
• Prevenir y resolver conflictos; y
• Preparar y completar el Informe de la Auditoria.

8. Auditoria de Producción Más Limpia integrada a otros sistemas de gestión
La idea de un sistema integrado de gestión es combinar los sistemas de gestión existentes en la empresa, tales como:

• Sistema de Gestión de Calidad, según la norma ISO 9001.
• Sistema de Gestión Ambiental, según la norma ISO 14001
• Sistema de Gestión de Salud y Seguridad Ocupacional, según la norma OHSAS 18001.

A pesar de enfocar diferentes aspectos del desempeño de las empresas, los sistemas de gestión de calidad, ambiente y salud y seguridad ocupacional tienen mucho en común. Las actividades productivas tienen que ser planeadas sistemáticamente, implementadas, realizadas, controladas, auditadas y mejoradas. Se pueden hacer sinergias en la integración, evitando inconsistencias y doble trabajo. La integración de los elementos existentes reduce la demanda de tiempo y aumenta la aceptación de los empleados.

El principio sobre el cual se sustenta el sistema de gestión ambiental (SGA) es la mejora continua sobre la base de la prevención de la contaminación, el cual es el mismo principio sobre el cual se desarrollan las estrategias de Producción Más Limpia.

La metodología empleada por los Sistemas de Gestión es conocida como Planear- Hacer- Verificar- Actuar. A continuación se describe en que consiste dicha metodología:

• Planificar: Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con la política de la organización.
• Hacer: Implementar los procesos.
• Verificar: Realizar el seguimiento y la medición de los procesos respecto a la política, los objetivos, las metas y los requisitos legales y otros requisitos, e informar sobre los resultados.
• Actuar: Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño del sistema de gestión.

El punto de inicio de un sistema de gestión verdaderamente integrado es la identificación de los procesos claves de la empresa.

Los métodos de Producción Más Limpia son una excelente herramienta para analizar los procesos productivos, con el fin de reducir el uso de sustancias químicas, residuos y emisiones y sensibilizar a la fuerza laboral y a la Gerencia respecto a temas ambientales.

Especialmente, en las pequeñas empresas, la Producción Más Limpia significa, al mismo tiempo, una mejora visible e inmediata en la situación de salud ocupacional y en el desempeño ambiental y de calidad.

La Producción Más Limpia es la estrategia para reducir impactos ambientales en las empresas aplicando sistemáticamente los principios de prevención. La Producción Más Limpia se centra en las fuentes de los residuos y emisiones y en el cambio de la organización, materia prima y tecnología de proceso a lo largo del ciclo de vida del producto con el claro objetivo de reducir residuos y emisiones.

Los proyectos de Producción Más Limpia dan un análisis sistemático de los residuos y emisiones e incluyen evaluación y priorización: La Gerencia se informa sobre dónde están los problemas y dónde puede invertir recursos para resolverlos eficazmente. El éxito temprano y los ahorros financieros alientan la motivación para continuar.

Estos principios pueden ser la base de las estrategias de las empresas: Investigación activa de las raíces del problema, mejora continua, y aplicación de la mejor tecnología donde sea apropiada son los principios claves del éxito de negocios innovadores.

Las herramientas de Producción Más Limpia como análisis de entradas/salidas, análisis de flujo de materiales y flujos de energía construyen las bases de un sistema de información que permite determinar la eficiencia de los flujos de materiales y energía y la efectividad de las mediciones. Esto los hace una herramienta valiosa en la mejora del desempeño ambiental y técnico.

La transparencia respecto a los flujos de material da una base para la sensibilización y creación de conciencia. La capacitación puede ser más efectiva con prioridades claras y ejemplos prácticos de la propia empresa. El sistema de gestión asegura consistencia y continuidad. Por razones prácticas, los elementos de los sistemas de gestión existentes deben ser integrados para evitar su desarrollo paralelo.

Un proyecto de Producción Más Limpia ayudará a motivar a la Gerencia, así como los resultados ayudarán a reducir los costos diarios. Agregará una estrategia de prevención a la política de las empresas, que puede ser un lineamiento poderoso para los empleados en el diseño de productos y procesos y durante la operación. Las herramientas para la gestión ambiental son controladas y aplicadas de manera práctica. Esto garantiza un profundo entendimiento de los impactos ambientales y las maneras de resolverlos.

Requisitos de los Sistemas de Gestión

Si piensa establecer un Sistema de Gestión como ISO 9001 o ISO 14001, se debe desarrollar un procedimiento para describir cómo iniciar e implementar la auditoria, que sirva para llevar a cabo futuras auditorias. El Programa de Auditoria debe incluir todas lasáreas de la empresa y también incluir toda la organización.

Se deben mantener registros de las auditorias, para uso de la Gerencia cuando efectúe una Revisión del Sistema de Gestión y para el organismo de verificación externo que verificará o validará el sistema de gestión.

Si ya ha llevado a cabo Auditorias internas como parte de un sistema de gestión de calidad, se pueden usar los procedimientos existentes para una Auditoria de PML. Un procedimiento de Auditoria Ambiental puede fácilmente formar parte de un procedimiento de Auditorias Internas de un sistema de gestión de calidad.

Los documentos desarrollados para su Auditoria pueden ser utilizados como parte de una documentación general de su SGA.

Referencias bibliográficas

• ISO 19011. Directrices para la Auditoria de los Sistemas de Gestión de la Calidad y/o ambiental. ISO. Ginebra, 2002.
• Book 2: CP Auditing Guidelines for Enterprises. Qi Hongwei y Yao Mingkuan. (Sólo Tabla de Contenido). Centro Nacional de Producción Más Limpia de China.http://www.chinacp.com/eng/cptools/cpt_books.htm
• The Cleaner Production Knowledge Series. United Nations Environment Programme (UNEP), 1994. Government Strategies and Policies for Cleaner Production. UNEP Industry and Environment. Paris.
• United Nations Environment Programme (UNEP), 1995. Cleaner Production: A Training Resource Package. UNEP Industry and Environment, Paris.
• United Nations Environment Programme (UNEP), 1996A. Guidance Materials for the UNIDO/UNEP National Cleaner Production Centres. UNEP Industry and Environment. Paris.
• Cleaner Production Assessment in Dairy Processing. http://www.agrifoodforum. net/publications/guide/
• UNIDO Cleaner Production Toolkit. A comprehensive Train the trainer Toolkit in 10 volumes. Capítulo 9 Auditoria. United Nations Industrial Development Organization.
• Liste relevanter Dokumente bei der Umweltprüfung mit Arbeitssicherheit. SiraTec Unternehmensberatung GmbH. Sarre, 2002.
• Gute Betriebsprüfung. Pilotvorhaben zur Unterstützung umweltorientierter Unternehmensführung in Entwicklkungsländer (P3U). GTZ-P3U. 2003.
• Guía Técnica de Producción Más Limpia para Curtiembres. Centro de Promoción de Tecnologías Sostenibles – CPTS. La Paz, 2003.
• Informe Completo de Casos Exitosos. PML/ficha de descripción de proyecto/caso exitoso. http://www.cet.org.pe. Lima, 2004.