Contabilidad Ambiental – 06 – Elementos medioambientales al estudiar los sistemas contables

ESTUDIO DE LOS ELEMENTOS QUE CONFORMAN LA FASE I: DESCRIPCION DEL SISTEMA CONTABLE ACTUAL, PARA LA PREPARACION DE ESTADOS FINANCIEROS QUE REFLEJEN LA INCIDENCIA MEDIOAMBIENTAL EN AQUELLOS ORGANISMOS E INSTITUCIONES QUE REALIZAN INVERSIONES PARA LA PROTECCION Y EL EQUILIBRIO AMBIENTAL.

SITUACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA REGIONAL

Del análisis de la situación de la administración pública regional y a efectos pedagógicos, con el fin de ejemplarizar nuestros postulados, se revisaron las Memorias y Cuentas 2002, 2003, de los entes descentralizados del Estado Yaracuy –Venezuela: Instituto de Vialidad y Transporte del Estado Yaracuy (INVITY), Pro Salud, Fundación Solidaridad del Estado Yaracuy, el Instituto de Vivienda y Equipamiento de Barrios del Estado Yaracuy (IVEB), y del Instituto Autónomo de Defensa Civil del Estado Yaracuy (IADC); adscritos al Gobierno Regional ; así como los informes de la Contraloría del Estado Yaracuy (Auditorías Financiera y de Gestión de los semestres I y II de los ejercicios 2002 y 2003) y, de los informes de la Unidad de Auditoría Interna de la Fundación Solidaridad del Estado Yaracuy (Informe de Auditoría Financiera y Operativa 2003), se coincide con la posición de la Contraloría General de la República a través de su memoria anual 2002 cuando determina que en cuanto a la administración regional descentralizada: “Los resultados de las actuaciones reflejan numerosas fallas y deficiencias en los sujetos evaluados, muchas de ellas producto de debilidades gerenciales para lograr dentro del marco normativo y con la oportunidad esperada, los objetivos planteados por la administración ; aunado a la inestabilidad e incertidumbre que proyectaron los diferentes sucesos ocurridos en el país durante el año 2002”.

Asimismo destaca la Contraloría General de la República que “se observaron debilidades administrativas de carácter recurrente en los distintos entes que la conforman, la deficiente planificación operativa, la falta de directrices estratégicas para el logro de una gestión administrativa eficiente; el incumplimiento de metas y objetivos, las debilidades en los sistemas de control interno; la alta incidencia de gastos por concepto de sueldos y salarios en la estructura de costos de algunos entes auditados, el incumplimiento de las metas en programas con financiamiento externo; las deficiencias estructurales en el orden contable financiero que limita la disposición de información financiera confiable y oportuna, necesaria para la toma de decisiones y el incumplimiento del Decreto N° 345 del 14-09-94, resumen de manera general, la situación observada durante el año 2002 en este ámbito de la Administración ” .

Como se observa en el párrafo descrito, una de las debilidades la constituye “ las deficiencias estructurales en el orden contable financiero que limita la disposición de información financiera confiable y oportuna, necesaria para la toma de decisiones”.

ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DESCENTRALIZADA

La Administración Pública Descentralizada del Estado Yaracuy al igual que la Administración Pública Regional opera bajo un sistema coherente que comunica datos en función de un sistema contable homogéneo y cuyos resultados son fieles reflejos del manejo y control de los recursos públicos y que garantizan confiabilidad en los resultados obtenidos.

Con el nacimiento de una nueva técnica en 1971 llamada Presupuesto por Programa se evitó la confrontación que venía presentando la modalidad presupuestaria con el sistema jurídico consagrado en la Ley Orgánica de la Hacienda Pública Nacional.

Con este cambio en las estructuras administrativas se permitió la introducción de las modificaciones organizativas. Sin embargo en el deseo por mejorar, han sido muchas las modificaciones que se han introducido en la búsqueda de que el presupuesto se transforme en un verdadero instrumento de planificación y administración a corto plazo. No obstante las fallas persisten debido a que no hay fortaleza en los elementos de programación, objetivos, metas, recursos reales y la ejecución sigue con la marcada tendencia que desde los distintos niveles tanto de la Administración Central como Descentralizada solo se desea el cumplimiento de lineamientos centralizados en los términos de servicios personales, suministros y adquisiciones; es decir, violando la independencia tanto de los entes descentralizados para con el gobierno regional y de estos al nivel central.

Igual sucede con el control y la evolución ya que persisten las fallas que se presentan en las fases de formulación y de ejecución. Hay la connotada exigencia del envío de las ejecuciones trimestrales al Ejecutivo Regional y Nacional, los cuales en algunos casos no se cumplen o se suministran de manera parcial y carente de informaciones elementales sin la explicación de las desviaciones que se suceden.

Las entidades informan, como ya lo hemos expresado, trimestralmente sobre la programado, lo ejecutado y las variaciones que se presentan, sean estas de manera absoluta o relativas y la información se concatena con los estados financieros (Balance General, Estado de Resultados, Origen y Aplicación de Fondos, Flujo de Caja y Cuentas de Ahorro /Inversión) y con las ejecuciones presupuestarias tanto de Ingresos como de Egresos.

“En lo que respecta a la administración descentralizada, la OCEPRE diseño un sistema de seguimiento de las entidades que conforman este agregado institucional, que está operando a partir de 1983 y que responde a un modelo desarrollado en forma armónica integrada con el sistema de formulación. El sistema opera sobre la base de las transacciones financieras devengadas en cada trimestre y está estructurado en forma tal que permite conocerse simultáneamente la ejecución del presupuesto y la posición financiera de cada entidad, mediante la presentación actualizada de los principales estados financieros de la misma.” AVPP 1995, p. 62.

La Oficina Central de Presupuesto (OCEPRE), ha venido planteándose la simplificación de un sistema de seguimiento al sector descentralizado. Desarrolló una metodología en la que las entidades informarían sobre flujos imputados en el trimestre en cada una de las cuentas económicas del sistema. Tales flujos se incorporan a un sistema computarizado y por allí se muestra la ejecución presupuestaria del período, “cruzando” la información tanto con el Estado de Resultados como con el Balance General y con el Origen y Aplicación de Fondos y los Indicadores Financieros que surgen producto del análisis y que se comparan con lo programado.

Los sistemas administrativos públicos funcionan con un adecuado equilibrio; esto es, con funciones centralizadas y descentralizadas, centralizadas en cuanto a normas, políticas y procedimientos que orientan la gestión de las instituciones públicas y descentralizadas para que cada sistema actúe operativamente de manera eficiente y eficaz y bajo la orientación de los órganos públicos.

En el sistema se involucran sistemas de Presupuesto, Crédito Público, Tesorería y Contabilidad; siendo éste último concebido como el integrador de todas las informaciones económicas y financieras.

La Administración Pública Regional actúa bajo un sistema integral administrativo donde interactúan varios subsistemas: Presupuesto, Compras, Tesorería, Contabilidad, Compras, etc. Este sistema es parte de la organización financiera y recoge todo el proceso de las operaciones patrimoniales y presupuestarias de las entidades y organismos descentralizados, desde la entrada a los registros de contabilidad, interpretación, consolidación contable, documentos registros y archivo de transacciones.

Los estados financieros incluyen actividad, operación y transacción sujeta a cuantificación y registro en términos monetarios, recursos financieros y materiales, movimiento y cambios operados en ellos, activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos propios.

El sistema como lo hemos expresado funciona de manera encadenada para evitar datos solapados, duplicados. Funciona de manera integrada, ordenada y en líneas generales comparte teorías con los demás sistemas de la administración financiera que en avanzada siguen un orden universal; esto es, concebido con características similares:

• Código general de clasificadores
• Plan Único de Cuentas.
• Datos o Base de información para entradas y salidas.
• Procesos (Recursos y Egresos).

SISTEMA INTEGRAL DE GESTION ADMINISTRATIVA (SIGA)

Cuenta la Administración Pública Regional y los Entes Descentralizados del Estado Yaracuy, con el Sistema de Información Automatizado para la Integración de la Gestión de Entes Autónomos (SIGA) el cual abarca un sistema de Bases de Datos que integra los procedimientos administrativos manuales y automatizados, para asegurar un flujo de información adecuado, actualizado y oportuno que sirva de soporte en la toma de decisiones de cada uno de los niveles de la organización, con el fin de mejorar la gestión administrativa, financiera y no financiera de la Fundación.

Está compuesto por los subsistemas:

• Contabilidad Presupuestaria
• Formulación Presupuestaria (*)
• Contabilidad
• Obras, Contratos y Proveedores (*)
• Tesorería
• Bienes Nacionales (*)
• Nómina de Personal
• Compras y
• Almacen (*)
• Control de Gestión. (*)

(*) La experiencia es novedosa, el sistema fue instalado desde Abril de 2003 y algunos módulos no están todos operativos ya que se está viviendo la experiencia por la novedad del sistema. Tienen como fin:

• Generar información integrada, actualizada y oportuna para apoyar la Gestión Financiera, Administrativa y de Atención.
• Reducir los procesos Administrativos complejos y redundantes.
• Crear mecanismos automatizados para integrar los flujos de información entre los diferentes Unidades Administrativas
• Reducir los costos financieros al instrumentar soluciones integrales para el procesamiento de datos.
• Facilitar los procesos de supervisión y seguimiento global de los diferentes flujos de información involucrados en los Procesos de administración y finanzas.
• Crear mecanismos modernos de integración con Presupuesto, Contabilidad, Tesorería (Ingresos, Bancos, Pagos, Caja) Compras, Almacén, Obras, Contratos, Nómina y Personal y Bienes Nacionales

En opinión de los usuarios de las Fundaciones, he aquí la experiencia.

Ventajas:

• En la práctica el sistema permite mayor volumen de información, variedad de presentación de los reportes.
• Posee una presentación de reportes “agradable a la vista” de cualquier usuario, los mismos son mas rápidos en su impresión.
• Mayor espacio en las celdas de contenido, para explicar con mayor claridad los conceptos requeridos.

Desventajas:

• Es muy laborioso. En su aplicación existe mayor número de campos a introducir.
• Se trabaja sobre actualización del mismo de acuerdo a los informes de fallas que puedan originarse.

Por: Lic. Sonmer Garrido Díaz
Chivacoa-Yaracuy-Venezuela
Contador Público Especialista en Auditoría,
[email protected]

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