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Publicado: 1/1/2000

Polticas de la Empresa: para qu sirven?

Lic. Ana Mara Vazquez Q Grupo Asesor S.A.

As como todas las empresas tienen sistemas de gestin - maneras de hacer las cosas -, tambin todas tienen polticas. Sin embargo:

  • rara vez estas polticas estn claramente definidas
  • generalmente no son comunicadas a, ni entendidas por, los integrantes de la empresa
  • con frecuencia no estn alineadas con la visin de la empresa
  • no siempre se desprenden de ellas objetivos claros
  • en la mayora de los casos no son revisadas peridicamente para adecuarlas a los cambios tanto internos como del contexto nacional e internacional

Quin no ha escuchado la frase? : La empresa debe mejorar su rentabilidad; es sta una poltica?. No, an no, le falta un elemento clave : el compromiso.

La empresa mejorar continuamente su rentabilidad. Ahora s es una poltica, contiene el compromiso de mejorar la rentabilidad, la palabra que define el compromiso es: mejorar.

Es posible ampliarla :

La empresa mejorar continuamente su rentabilidad para asegurar su permanencia en el negocio y aumentar la satisfaccin de sus accionistas.

Otro ejemplo :

No podemos seguir perdiendo clientes por problemas de Calidad. La poltica asociada podra ser : La empresa cumplir los requisitos acordados con los clientes

No parece tan difcil. En efecto, definir las polticas no es difcil, el problema es cumplirlas. Pero sin ellas la empresa no controla su futuro. Sin ellas la empresa es un barco a la deriva, lo nico que puede hacer es tratar de evitar el naufragio, capeando cada tormenta que se presenta con una tripulacin pobremente coordinada que aplica su mejor saber y entender, con un gran desperdicio de recursos y de esfuerzo individual y con un final previsible: el agotamiento y el desastre.

La poltica es el faro, todos en el barco lo miran y todos en el barco saben ahora hacia donde van, saben donde est el puerto. Y cuando lleguen volvern a partir, guiados por otro faro y hacia un nuevo puerto.

Siempre habr tormentas, los oficiales coordinarn los esfuerzos y conocimientos de la tripulacin, juntos decidirn como llegar al puerto y medirn da a da el avance corrigiendo inmediatamente los desvos y eliminando sus causas.

MISION VISION POLITICA OBJETIVO META

Estos trminos suelen generar confusin porque no hay un criterio unificado sobre su significado y uso, pero en el momento de definir, establecer e implementar las polticas de la empresa, los conceptos asociados a estos trminos son de gran utilidad.

La definicin de la misin ayuda a clarificar las posiciones y creencias de los integrantes de la direccin de la empresa y a unificar criterios bsicos. No es estrictamente necesario definirla para arribar a las polticas, especialmente en el caso de un nico director o dueo, pero siempre es recomendable hacerlo, sobre todo para transmitir al personal los valores que constituyen la base de la cultura de la empresa.

La visin es imprescindible, sobre ella se construyen las polticas de la empresa. Ejemplos de visin son : si la empresa es mediana, seguir siendo mediana o la direccin quiere construir una gran empresa?, si la empresa es lder en su pas, se plantea extender su liderazgo al continente o al mundo?.

Quizs la empresa nunca podr realizar su visin, pero trabajar siempre en pos de ella. Si la poltica es el faro, la visin es la estrella.

Los objetivos definen los logros cuantitativos y medibles que llevarn al cumplimiento de la poltica.

Y las metas? : cuando el cumplimiento del objetivo implica el cumplimiento de diferentes etapas o actividades, simultneas o no, es posible hablar de metas. Tambin deben ser cuantitativas y medibles.

As, por ejemplo, si un objetivo para el 2003 es Aumentar las ventas un 5%, pueden establecerse metas trimestrales que acumuladas conforman el objetivos del 5%.

COMO CUMPLIR LAS POLITICAS?

Si bien puede parecer trivial, el primer requisito es definir polticas cumplibles. Para ello, al definir las polticas, es necesario identificar y analizar los factores internos y externos que inciden en el cumplimiento de las mismas.

El anlisis interno incluir :

  • la cultura de la empresa
  • los recursos disponibles
  • otras debilidades y fortalezas de la empresa

y el externo:

  • las variables del entorno, tanto nacional como internacional
  1. econmico
  2. sociales
  3. tecnolgicas
  4. poltico-legales
  • la competencia
  • otras amenazas y oportunidades

La necesidad de este anlisis se hace evidente si consideramos factores como, por ejemplo, el tipo de cambio o las barreras arancelarias. La incidencia de estos factores sobre el xito de polticas que apunten a la importacin, exportacin o sustitucin de importaciones es por todos conocida.

El entorno rpidamente cambiante en el cual la empresa se desenvuelve obliga a revisar y actualizar constantemente las polticas.

Los objetivos indican las acciones concretas que deben realizarse exitosamente para dar por cumplidas las polticas, luego deben ser cuantitativos y medibles. Al igual que en el caso de las polticas, al definirlos, es necesario considerar si estn afectados por factores internos y externos y en que grado.

En el momento de establecer los objetivos es fundamental definir :

  • responsable del cumplimiento del objetivo
  • plazo de cumplimiento
  • variable a medir
  • mtodo y frecuencia de medicin

En todos los casos la direccin debe, adems de suministrar los recursos necesarios, asegurar que el responsable del cumplimiento del objetivo posee las competencias requeridas y, si es necesario, proveerle la adecuada capacitacin.

El trmino planificacin engloba las actividades de identificacin y anlisis de factores internos y externos, la toma de decisiones requerida para definir la poltica, objetivos y acciones, y el anlisis de riesgos potenciales y oportunidades emergentes de las decisiones tomadas.

Cuando no se cumplen los objetivos y metas es necesario incorporar actividades de anlisis de causa para encontrar la causa raz del incumplimiento y, una vez determinada, eliminarla.

Es conveniente tener en cuenta que algunos autores llaman estrategia de la empresa al proceso que comienza con la definicin de la misin y finaliza con el cumplimiento o no de los objetivos.

Sin embargo no hay criterios unificados sobre el empleo de la palabra estrategia, tiene tantos significados como autores que escriben sobre ella.

LAS POLITICAS Y LOS SISTEMAS DE GESTION

Las estadsticas que emite ISO anualmente muestran un constante incremento en el nmero de empresas que certifican Sistemas de Gestin de la Calidad y Ambientales. Por otro lado, con el objeto de cumplir con la legislacin vigente, las empresas desarrollan e implementan Sistemas de Seguridad e Higiene y Sistemas Administrativo-Contables. Estos sistemas, as como otros que las empresas incorporan de acuerdo a sus necesidades, requieren compromisos especficos.

De manera que, al definir las polticas, es conveniente considerar los requisitos tanto de los sistemas vigentes como de aquellos cuya incorporacin est prevista en un futuro prximo.

COMUNICACION

De nada sirven las polticas si no son comunicadas y comprendidas por todos los integrantes de la empresa.

Comprendidas significa que cada empleado es capaz de describir, con sus propias palabras, de que manera su trabajo contribuye al cumplimiento de las polticas de la empresa.

No es una exageracin empapelar la empresa con las polticas, slo se alcanzarn los objetivos si el personal incorpora las polticas a su manera de pensar y lo refleja en sus actitudes.

La direccin debe ser plenamente consciente de su papel en este proceso, no hay posibilidades de xito si ella no predica con el ejemplo.

El personal sigue atentamente las actitudes de la direccin y slo incorpora las polticas a su manera de pensar y actuar cuando verifica que la direccin ya lo ha hecho.

La direccin es la guardiana de las polticas y lo demuestra da tras da y siempre en cada una de sus palabras, actitudes, acciones y decisiones.

Como ya dijimos, no es difcil establecer las polticas, lo difcil es cumplirlas.