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Matriz de Requisitos Legales Online

Los responsables de Gestión, Medio Ambiente y Seguridad e Higiene de empresas certificadas, o en proceso de certificación, ISO 9001/14001/Ohsas, no siempre cuentan con el tiempo y los recursos para:

–  Analizar la normativa que aplica a su actividad.
–  Confeccionar su Matriz de Requisitos Legales.
–  Matenerlas actualizadas.
–  Controlar el estado de cumplimiento de la obligaciones.

Para ello, en la Argentina y en Latinoamérica habla hispana, ofrecemos nuestro servivio de Matrices de Requisitos Legales On Line de acuerdo al proceso que se detalla a continuación.

La Auditoría de Diagnóstico es un proceso sistemático que permite conocer las características y actividades de una organización como paso previo a la identificación de los requisitos normativos aplicables relacionados con el Ambiente, la Seguridad y Salud Ocupacional, Calidad y/oInocuidad Alimentaria.

Nuestra propuesta contempla las etapas detalladas a continuación:

  • Reunión inicial con un representante de la organización en donde se explicarán los alcances de la auditoría y el procedimiento que se aplicará en su desarrollo.
  • Contacto con el personal responsable designado por la empresa a efectos de conocer las actividades desarrolladas, para lo cual será recomendable contar con diagramas de flujos de los procesos y/o layout de las instalaciones existentes. De esta manera el auditor podrá identificar los Aspectos e Impactos Ambientaleslos Peligros y Riesgos y los Requisitos de Producto, para establecer, posteriormente, su correspondencia con los Requisitos Legales.

Este punto es de vital importancia para precisar las normas o estándares sobre las cuales se va a realizar la verificación de cumplimiento.

  • Elaboración del Informe de Auditoría detallando lo que resulte de la evaluación realizada por el/los auditor/es; el cual será enviado a la empresa y servirá como base para la confección de las Matrices de Requisitos y Cumplimiento.
  • Evacuación de las consultas y/o dudas que genere el informe mencionado (dentro de los 30 días del envío del informe).
  1. Propuesta Técnica

Se realizará la identificación y análisis de la Legislación Nacional, Provincial, Municipal y Voluntaria (esta última de existir), aplicable a la empresa.

El sistema dispone de dos herramientas principales:

1.1 Matriz de Requisitos Normativos

Este listado,  que se organizará en forma de Matriz, contempla:

  • Tipo y número de norma.
  • Breve descripción de su contenido.
  • Organismo emisor de la misma.
  • Autoridad de aplicación.
  • Hipervínculos a los textos completos de la legislación
  • Obligaciones directas asociadas.

La labor referenciada comprende la totalidad de la legislación aplicable en relación con la actividad específica de la empresa desde el punto de vista de calidad, ambiente, salud y seguridad ocupacional y/o inocuidad alimentaria.

Previo a la confección de la/s Matriz/ces el contratante recibirá un check list que deberá completar y devolver a Estrucplan Consultora S.A. El objeto del mismo es el de identificar los Aspectos e Impactos Ambientales, Riesgos y Peligros Laborales y/o Requisitos de productorelacionados con la actividad de la empresa y, de esta manera contar, con la información necesaria para definir los Requisitos Normativos correspondientes, así como las Obligaciones de Cumplimiento asociadas a los mismos.

En caso de que la empresa tenga identificados estos aspectos (sea en forma de Matriz o listado) deberán enviarlos como información adjunta al check list mencionado.

1.2 Matriz de Cumplimiento Normativo (Mis Obligaciones)

Desde aquí se podrá realizar el seguimiento, control y evaluación del cumplimiento legislativo.

En esta Matriz se enumeran directamente la totalidad de las Obligaciones Directas a las cuales la empresa debe atender y dar cumplimiento y las acciones que se deben tomar en cada caso (Ejemplo: tipo de trámite, certificado, medición, análisis, etc.).

  1. Principales Características
  • Acceso Restringido. Ingreso por Usuario y Clave.
  • Generación de nuevos usuarios por parte del cliente.
  • Filtros de búsqueda (por tipo y número de norma, por jurisdicción, por tema, etc.).
  • Hipervínculos a los textos completos de cada requisito legal.
  • Seguimiento de la Evaluación de Cumplimiento a través de “Mis Obligaciones” (Frecuencia, Estado, Prioridad, Responsables, Vencimientos, etc.).
  • Asignación de diferentes Responsables de la verificación del cumplimiento de las Obligaciones.
  • Avisos de los vencimientos de las Obligaciones a los responsables definidos por el cliente.
  • Gestión de Trámites. Digitalización de los documentos.
  • Exportación de Matriz a formato Excel.
  • Generación automática de indicadores de cumplimiento legal.
  • Posibilidad de generar Reportes totales o parciales en formato Excel.
  • Identificación de cambios en la legislación que se incluye o se excluye de matriz.
  • Inclusión de los Requisitos Corporativos y de Otro Tipo que la empresa requiera.
  • Canal de Consulta para evacuar dudas tanto legislativas como técnicas.

En virtud de la necesidad de numerosas organizaciones de contar con un Servicio de Actualización Normativa aplicable a su establecimiento, en el marco de la implementación y/o el mantenimiento de sus Sistemas de Gestión de Calidad (ISO 9001), Medio Ambiente (ISO 14001), Seguridad y Salud Ocupacional (OHSAS 18001) y/o Inocuidad Alimentaria (FSSC 22000), Estrucplan ha desarrollado un servicio a medida de su empresa que permite optimizar los recursos de la misma y asegurar el cumplimiento de los requisitos normativos.

Mantenimiento y Actualización de los Requisitos Legales On Line

Para contar con este servicio se deberán haber confeccionado o adecuado, a través de Estrucplan Consultora S.A, las Matrices de Requisitos y Cumplimiento exigidas por la Norma.

La Actualización Online es un instrumento informático que ofrece posibilidades que van más allá de la actualización de los requisitos normativos aplicables a su actividad.

El objetivo de esta herramienta es el de simplificar al máximo el cumplimiento de las obligacionespara que los responsables de la gestión de las mismas cumplan con los requerimientos del sistema, facilitando la instrumentación de soluciones concretas y eficaces, con un mínimo de recursos de tiempo y personal.

Principales Características

  • Incorporación de nuevas normativas sancionadas con sus correspondientes
  • Eliminación de los requisitos derogados o fuera de vigencia.
  • Modificación y/o adecuación permanente de los requisitos legales existentes, conforme con la dinámica de las actividades de la empresa (La cual deberá comunicar a Estrucplan cualquier cambio que pudiere afectar los Requisitos Legislativos Aplicables).
  • Actualización de la legislación municipal con una frecuencia variable de acuerdo a la disponibilidad de la información proporcionada por las autoridades competentes.
  • Acceso a los textos completos de cada requisito legal incorporado.
  • Sistema de codificación de colores para la identificación de cambios.
  • Envíos periódicos de las versiones actualizadas de las matrices en Excel.
  • Disponibilidad de las versionas anteriores de las matrices en Excel.
  • Informes quincenales con las novedades legislativas aplicables a su actividad en materia de MA, SySO y Requisitos de Producto, a nivel Nacional, Provincial y Municipal. Los mismos estarán disponibles dentro del sistema on line, en el apartado “Mis Informes”
  • Adelantos Legislativos por correo electrónico, con normativa de suma importancia, dentro de las 48 horas posteriores a su publicación en B.O. sin esperar la frecuencia informativa pautada en el servicio descripto.
  • Asesoramiento permanente a través de profesionales especializados.

La Auditoría de Verificación de Cumplimiento es un proceso sistemático que permite conocer el comportamiento de una empresa respecto al cumplimiento de la legislación que le aplica, relacionada con el Ambiente, la Seguridad y Salud Ocupacional, Calidad y/o Inocuidad Alimentaria.

Nuestra propuesta contempla las etapas detalladas a continuación:

  • Reunión inicial con un representante de la organización donde se explicarán los alcances y el procedimiento que se aplicará en el desarrollo de la Auditoría.
  • Contacto con el personal responsable designado por la empresa a efectos de conocer las actividades desarrolladas, para lo cual será recomendable contar con diagramas de flujos de los procesos y/o layout de las instalaciones existentes. De esta manera, el auditor podrá realizar la verificación del cumplimiento de los requisitos normativos de la matriz de Medio Ambientesegún norma ISO 14001; de SySO según norma OHSAS 18001; de Calidad según norma ISO 9001 y/o Inocuidad Alimentaria según norma FSSC ISO 22000 previamente elaborada/s.

Este punto es de vital importancia para precisar las normas o estándares sobre las cuales se va a realizar la verificación de cumplimiento, que se efectuará solo sobre las normativas que generen una obligación concreta a la empresa, descartando aquellas que resulten solo de referencia.

  • Relevamiento y verificación in situ de los documentos, presentaciones, evaluaciones, inspecciones, análisis, etc. efectuados por la organización y/o terceros, con el objetivo de establecer el grado de cumplimiento de las obligaciones emanadas de los requisitos normativos. En función de  las evidencias que el cliente presente al momento de la auditoría, se determinarán los siguientes estados de cumplimiento: CUMPLE, NO CUMPLE o EN PROCESO. Para ello es requisito indispensable que toda la documentación legal y técnica esté disponible y accesible para ser evaluada.
  • Elaboración del Informe de Auditoría detallando lo que resulte de la evaluación realizada por el auditor.
  • Evacuación de las consultas y/o dudas que genere el informe mencionado (dentro de los 30 días del envío del informe).